Capítulo 9 - A avaliação do projeto

Todo empreendimento requer cuidadosa avaliação. Essa avaliação interessa o promotor, responsável pelo seu planejamento, organização e execução; os patrocinadores, que, por razões próprias, contribuíram sobremaneira para que o evento se viabilizasse; e outros profissionais que colaboraram.
Embora os eventos não sejam concebidos para se aprender a como realizá-los, o responsável sempre extrairá lições dos pontos positivos e negativos.
O patrocinador precisa saber se o investimento teve o retorno desejado, de acordo com os seus objetivos, previamente explicitados, e que não são necessariamente os mesmo do promotor do evento. Quanto mais claros e explícitos esses objetivos, mais fácil a avaliação final do evento. A avaliação, tanto para o promotor do evento como para seu patrocinador, somente terá sentido se os resultados forem devidamente cotejados com os respectivos objetivos.
É importante também realizar uma avaliação do evento sem si. Para esse tipo de avaliação, deve-se tomar os itens da organização dos eventos, e verificar, em relação a cada um, o que funcionou muito bem, o que funcionou mais ou menos bem, o que funcionou regularmente ou o que não funcionou.

Avaliação dos pontos de vistas dos visitantes

São os aspectos de cada evento cuja avaliação feita pelos visitantes interessa ao promotor do evento e ao patrocinador. Há, por exemplo, o visitante VIP, o convidado, o interessado que participou por vontade própria, o que eventualmente passou pelo local e tem interesse no produto ou serviços objeto do evento, além daquele que se encontrava no local e, por curiosidade, adentrou estante.
A diferenciação por categorias será feita na apuração dos resultados, pois seria difícil administrar questionários ou roteiros de entrevistas diferentes para cada categoria de visitante.
O instrumento da pesquisa não deve ser muito extenso, há que se considerar fatores como cansaço e pressa.
Muitas vezes, um incentivo externo com um brinde ou sorteio pode propiciar a colaboração de visitantes que, de outra forma, tentariam esquivar-se.

Apresentação dos resultados aos patrocinadores

Finalmente, após tudo avaliado, é hora de discutir com o patrocinador os resultados, visando não só fechar a avaliação como também propiciar a venda da próxima edição ou do próximo evento organizado pelo promotor.
Essa discussão pode ser feita em diferentes etapas, sendo a primeira delas no local do próprio evento, seja durante a sua realização, seja logo após o seu termino, quando estão “quentes” as impressões gerais.

Capítulo 8 - Comunicação e venda do projeto

Uma vez gerada a idéia, estruturado o projeto do evento, tendo sido identificado o target de possíveis inventores, analisada a sua viabilidade financeira e realizado o seu planejamento comercial, o promotor do evento enfrenta então quiçá a parte mais difícil de sua tarefa: a venda do projeto a possíveis investidores. Torna-se necessário, então, haver grande capacidade de comunicação e habilidade para conseguir o intento.
Considerando que a vendo se dá em várias fases, a dificuldade na conclusão do negócio pode ser decorrente de falhas em alguma delas.

Fase I – Agendamento da visita

Embora se venha falando do promotor de eventos como de ele fosse uma única pessoa e agisse por conta própria, na realidade ele geralmente representa, sua atividade, toda uma empresa.
Da mesma forma, quando se fala em patrocinador, raramente ele representa a si mesmo ou patrocina com os próprios recursos.
A primeira fase das vendas consiste no agendamento da visita. Logo, o vendedor, para chegar a esse agendamento, precisa vencer a primeira barreira, normalmente uma atendente ou secretária, “real” ou eletrônica.
Então, uma fase que à primeira vista pode parecer simples – a de agendar uma vista – exige, entre outras coisas, a habilidade do vendedor de ultrapassar uma forte barreira. Há, entretanto, a possibilidade de achar brechas nessa barreira.O vendedor deve estar preparado para enfrentar essas questões. Saber o que falar, quando falar como falar é a chave do sucesso nesse primeiro contato. È por isso que se pode afirmar que o agendamento de uma reunião já é, por si só, uma venda.

Apresentação pessoal

Quando o vendedor for apresentar e apresentar a empresa que representa, ele deve se valorizar.
Uma forma de se valorizar é apresentando-se com seu nome e o da empresa completos.

Transpor barreiras de entrada

Alem das secretárias, é freqüente haver ainda outros interlocutores, como assistentes do chefe ou de um departamento.
Assim como procedeu ao se apresentar, o seu nome completo, sem formalidade.

Fase II – Primeira reunião

O plano do discurso já foi proposto na fase de planejamento da venda e deve ser colocado agora em prática. Ele deve ser breve e direto, sem muitas explicações sobre o evento para não dar margem a uma negativa antecipada.
Algumas regras são essenciais ao sucesso dessa fase:

• Empatia
• Conhecimento
• Abordagem consultiva
• Motivação

Fase III – A apresentação do projeto

O melhor momento.
Algumas regras são essenciais na preparação desse momento:

1. Tempo da apresentação. O tempo correto de apresentação do projeto que seria um tempo médio de 15 minutos para apresentar e outros 15 para responder a questões e dúvidas que possam surgir.

2. Infra-estrutura tecnológica. Quaisquer que sejam a ocasião e o local da apresentação. Deve-se utilizar sistemas antigos como retroprojetor, a maioria das empresas já possui, em suas salas de reuniões, projetores de alta definição. E, para prevenir possíveis falhas técnicas, vale ter um backup de toda a infra-estrutura.

3. Forma de apresentação. Ele pode ser uma apresentação em PowerPoint ou programas similares. Deve, portanto, abusar de imagens, tabelas e dados quantitativos que justifiquem o evento, além de evitar texto que não tem valores estratégicos.

4. Cópias da apresentação. É sempre necessário que se deixe cópia da apresentação para a empresa. Dessa forma, a pessoa que participou da reunião terá condições de analisar, com mais tempo, o projeto, consultando inclusive outras pessoas da empresa ou fora dela.

5 . Customização real. Se a apresentação for personalizada, assim ela deve ser percebida pela empresa. Não adianta simplesmente colocar o nome da empresa no slide introdutório e o conteúdo ser padronizado. Muitos promotores de eventos fazem assim. É preciso que o promotor avalie a viabilidade dessa personalização.

Fase IV – A negociação
Após a apresentação do projeto e da proposta comercial, selam padronizados, sejam desenvolvidos exclusivamente para aquele prospect, parte-se para a fase de negociação propriamente dita, duramente a qual o vendedor enfrentará uma série de objeções e questionamento.

1. Negativa firme e decidida: quando as objeções são muito fortes e fechadas, o vendedor está próximo do fracasso da venda, principalmente se receber uma negativa por e-mail ou por recado de alguém alheio à negociação.

2. Questionamento e negativas abertas. Quando o cliente efetua perguntas e levanta dúvidas ou objeções “flexíveis”, está demonstrando interesse, mas ainda há algo a resolver. É quando a negociação definitivamente começa.

Algumas regras para uma boa argumentação das objeções desse tipo são:
- Não brigar por posições. Ao receber um “não”, deve-se questionar o porquê, em vez de contra-argumentar.
- Não ficar preso a uma objeção. Durante a negociação, algumas objeções serão mais simples de resolver do que outras. Concentrar-se nelas é uma atitude mais sensata do que ficar tentando resolver uma objeção complicada que pode consumir horas e horas de discussão.

Fase V – Conclusão
O que têm em comum uma dama e um possível patrocinador?
Diz a piada que, se uma dama diz “não”, ela quer dizer “talvez”; diz-se “talvez”, quer dizer “sim” e, se diz “sim”, não é uma dama.
Fica aqui, portanto, um alerta para não contar com recursos que já não estejam em suas mãos. A negociação somente termina quando é feita a assinatura do contrato.

Fase VI – Follow-up
O vendedor pode contar com a obtenção do numerário que deseja com a assinatura do contrato, mas, para o bom promotor e para a empresa que ele representa, o processo de venda ainda não terminou.
O follow-up – é necessária para que o vendedor garanta a satisfação do cliente, levando-o a investir nas futuras edições do evento ou em outros organizados ou promovidos por sua empresa.
Durante o evento, ou logo após o seu término, é necessário que seja agendada uma reunião de follow-up com a utilização de um questionário formal de pesquisa ou de um roteiro de entrevista a ser aplicado a cada a cada um dos patrocinadores.

Informações sobre os palestrantes - Luciana Priscila

LUCIANA PRISCILA DO CARMO

FORMAÇÃO
Técnico em Magistério
Bacharel em Turismo – PUC Minas
Curso Técnico: Meio Ambiente - INAP – Instituto de Artes e Projetos - 1º Módulo/2008 em andamento


EXPERIÊNCIA PROFISSIONAL ATUAL
Desde Agosto/2005
Companhia Mineira de Promoções – PROMINAS/MINISTÉRIO DO TURISMO/MG
Função: Agente Fiscal da Regional de Serviços Turísticos MTur/MG
Atividades: Cadastramento e fiscalização de empresas turísticas;
Atendimento e orientação a empresários, profissionais do turismo e turistas quanto às normas e legislação da atividade turística;
Gestão de banco de dados de empresas turísticas;
Auxilio aos procedimentos administrativos da Regional MTur/MG.
Pesquisa e cobrança de empresas irregulares.
Organização e apoio em eventos demandados pelo MTur e SETUR/MG.
Apresentação de palestras sobre as ações do MTur/MG.

EXPERIÊNCIA EM EVENTOS
Domingo na PUC
Evento de cunho social com participação voluntária.
Função: Animadora/Monitora
Atividades: Animação, recreação e lazer para crianças;
Pintura de rosto, Organizadora de gincanas.

I e II Jornada Técnica de Qualificação dos Serviços Turísticos
Eventos da parceria entre Ministério do Turismo e Braztoa com apresentação de palestras sobre a consultoria da empresa Chias Marketing no setor turístico brasileiro.
Função: Organizadora e Consultora do Evento na Regional do Ministério do Turismo/MG
Atividades: Captação de recursos, parcerias e apoio para o evento.
Coordenação do Pré e Pós-Evento

Caminhada Ecológica – Programa Sócioambiental do Caraça
Pró-Reitoria de Extensão da PUC Minas – Núcleo de Meio Ambiente e Urbanismo
Função: Comissão Organizadora, divulgação e monitoria no evento.

Oficinas de Educação Ambiental
Escola Municipal Amílcar Martins – BH

Comissão de Formatura – Turismo PUC dez/2007
Função: Presidente

PALESTRAS PROFERIDAS
- Ações de incentivo ao turismo realizadas pelo Ministério do Turismo e pela Secretaria Estadual de Turismo de Minas Gerais - palestra com carga horária de 2 horas proferida aos alunos do 2º período do Curso de Turismo da PUC - Belo Horizonte, em 14 de março de 2007.

- Políticas Públicas de Sensibilização para o Turismo – palestra com carga horária de 2 horas proferida aos alunos do 6° período do Curso de Turismo da PUC – Belo Horizonte, em 20 de março de 2007.

- Ações de incentivo ao turismo realizadas pelo Ministério do Turismo e pela Secretaria Estadual de Turismo de Minas Gerais - palestra com carga horária de 2 horas proferida aos alunos do 7º período do Curso de Turismo da UNI - BH, em 13 de abril de 2007.

- Legislação aplicada ao transporte turístico de superfície: palestra com carga horária de 2 horas proferida aos alunos do 7° período do Curso de Turismo da PUC – Belo Horizonte, em 02 de maio de 2007.

Informações sobre os palestrantes - Joaquim Lopes Júnior

Dados do palestrante: Joaquim Lopes Júnior - 24 anos.

Formação: Mestrando em C. da Computação - UFMG. Conclusão em 2008.Bacharel em C. da Computação - UFMG. 2006. Técnico em Informática Industrial - CEFET-MG. 2001.

Experiências: Desde 2004 sócio-diretor da F6 Sistemas, empresa de TI criadora e responsável pelo portal TôFormando.com. Atuação em projetos de sistemas de informação para governo, publicidade para internet, e consultoria e TI.

Breve Histórico do portal:
O portal TôFormando foi inaugurado em maio de 2004, quando eu e outros colegas do curso de ciência da computação da UFMG tivemos a idéia de criar um sistema para auxiliar na gestão financeira de nossa comissão de formatura. No entanto, enquanto desenvolvíamos o sistema, tomamos conhecimento de uma feira de formatura, quando decidimos criar o portal e lançá-lo nesse evento. E assim o fizemos. Em outubro do mesmo ano foi registrada a F6 Sistemas, empresa de tecnologia da informação que surgiu para que pudéssemos dar continuidade ao projeto do portal. Além da necessidade de gestão financeira da comissão de minha turma e de diversas outras, assunto que geralmente tira o sono dos tesoureiros de comissões, percebíamos uma lacuna sobre o assunto formatura no mundo digital. Pesquisamos e descobrimos grandes empresas sérias que prestavam serviços - bandas, empresas de convites, buffets, cerimoniais, etc - mas não havia uma orientação na internet para os formandos, que tinham literalmente que garimpar informações para organizarem seus eventos. Isso nos motivou a oferecer também, além dos serviços de gestão financeira, conteúdo e outros serviços que facilitassem o acesso dos formandos às empresas de formatura, como por exemplo o guia de empresas do portal.

NÃO PERCAM - PALESTRA PARA COMISSÕES DE FORMATURA

DATA: 20-05-08 ÁS 08H50MIN

AUDITÓRIO IEC, 6ºANDAR.

ENDEREÇO AV. BRASIL, 2023, FUNCIONÁRIOS.

INSCRIÇÕES: esquinaincomum@gmail.com, pelo tel: 3269-3215 ou no Labtur do campus e da Praça da Liberdade.

Capítulo 7 - Desenvolvimento de um plano de ataque

Lista de empresas selecionadas com target desenvolve-se o plano de ataque personalizado para cada candidato.
Desenvolver proposta única de valor para cada cliente e trabalho e complexo, exige pesquisar aprofundado sobre necessidades, anseios, objetivos de marketing de cada empresa, mas é a mais eficiente ferramenta do vendedor que reduz o ciclo de vendas e estreita o funil de prospecção. Primeira fase do desenho de plano de ataque é, portanto o estudo dos supects.

Estudo do suspect

Vendedor deve deter conhecimento maior do negócio de seus clientes.
Estudar suspect – Conhecer perfil das empresas, objetivos de marketing, estratégia de eventos e orçamento destinado a eventos. Aspecto que configura boa parte de ataque.
Para o vendedor abordar a estrutura de marketing é necessário conhecer o processo decisório de cada empresa.

Processo decisório

Tarefa mais complexa na venda de um evento é o entendimento do processo decisório de compra sob a perspectiva de cada suspect, que envolve as seguintes perguntas:
- Que papel cada pessoa desempenha
Um dos fatores de demora venda de eventos e não identificação da pessoa certa no primeiro contato. Varias situações podem vetar o processo.
- Como gastar tem com pessoas que não tem poder de decisão ou influencia na compra de um projeto, ou gastar pouco tempo com pessoa certa.
Identificar rápido as pessoas certas e o processo de decisão dentro das empresas, menor o ciclo bem sucedida a venda do projeto.
- Antigamente pensava que decisão apenas nas mãos de um executivo, talvez boa parte esteja.
Dependendo do porte e perfil gerencial de cada empresa, a decisão, saberão afinal, é distribuído entre diversas pessoas de uma área ou de varias áreas. Algumas exercem papeis fundamentais na decisão final.
- Possíveis papeis desempenhados pelas pessoas que participam do processo decisório de aquisição de um projeto de eventos.

Decisor final – normalmente responsáveis pelo orçamento da área de eventos, comunicação, marketing, por uma divisão ou grupo de produtos, ou orçamento da empresa, eles dão a palavra final na decisão.

Influenciador – pessoas com poder de fazer as coisas acontecerem dentro da empresa, capacidade de influência política de persuasão. Identificados claramente na estrutura de decisão por não pertencerem a área responsável pela aquisição dos projetos em eventos, mas procurados quando uma decisão deve ser tomada nesta área.

Consultor - pessoa de fora da empresa consultada sobre vantagens e desvantagens do projeto. São em geral do ramo de eventos, comunicação ou colegas profissionais de outras empresas.

Executores – pessoas da área responsáveis pela execução do evento, podem sinalizar pontos fortes ou fracos do projeto. Não dão palavra final mais podem vetar um projeto, dependendo de suas analises e observações.- A identificação das responsáveis pela decisão da aquisição do projeto a ser proposto não é fácil. Pode levar dias, meses para ter o mapa completo de nomes e funções dessas pessoas. Alguns vendedores deixam essa fase, e apostam as fichas em uma ou poucas pessoas, que pode destruir todo trabalho excelente de geração do evento. É essencial que o vendedor identifique corretamente as pessoas envolvidas, cada pessoa identificada, conforme o nível hierárquico ou funcional da empresa, haverá forma ideal de abordagem.

Fluxo de decisão

Todos papéis descritos podem ser desempenhados por uma única pessoa, responsável pela decisão final ou um grupo de pessoas, papéis exercidos informalmente, sem processo preestabelecido, ou forma estruturada, com processo e fluxo de decisão implementados e divulgados pela empresa. Deve-se estudar o fluxo do processo e tempo médio de execução, informações úteis para planejar momento de iniciar negociações.
Geralmente cliente não conhece processo interno de negociação, que podem ser parcial ou informal. O projeto de evento deve entrar na empresa por dois caminhos: promotores de eventos oferecem o projeto ou empresa toma conhecimento pesquisando eventos e seus objetivos de marketing.
A primeira é mais comum por causa da concorrência de mercado. Às vezes através de e-mail, correio ou o funcionário da empresa recebe propostas em busca de patrocínio, seleciona-se os projetos e o grupo de marketing analisa.
Projetos de eventos culturais ou sociais que utiliza leis de incentivo fiscal tem uma etapa a mais, analise jurídica desenvolvida pelo departamento jurídico e empresa. Se não tiver departamento jurídico recorre a advogado ou firmas especializadas.
Outros fatores são analisados pelas empresas, o promotor precisa estar atento a estes fatores decisivos em uma segunda fase da analise: tradição do promotor de evento, outros patrocinadores, cláusulas do contrato, resultado de edições anteriores.Quando a empresa pesquisa projeto de eventos, as principais fontes utilizadas são:

a- Equipe de vendas: por estarem no mercado, visitando cliente, participando de eventos, os vendedores são fonte de pesquisa de eventos.
b- Prestadores de Serviços: agências de comunicação, propaganda, assessoria de imprensa, captação de recursos para patrocínio cultural, são consultados para pesquisar os melhores projetos.
c- Mídia: Estratégia de divulgação na mídia, revistas, jornais e websites da área são fontes usuais de pesquisa.
d- Promotores tradicionais de eventos: Se a empresa conseguir identificar promotores de eventos, contratá-los para verificar novidades, provar novas idéias.
e- Inteligência de mercado: Utilizar recursos internos de inteligência de mercado para investigar eventos da concorrência e analisa – los.Após levantamentos de todos os eventos disponíveis, a empresa parte para a seleção, elaborando uma planilha: evento, empresa promotora, data, objetivo, publico alvo, pontos fortes e fracos e valores.

Quando eles decidem?
Faz parte do entretenimento do processo decisório, saber melhor época de iniciar negociação com os suspects.
Variáveis desta melhor época estão relacionados aos seguintes fatores:

a- Planejamento: Empresas costumam executar seus planejamentos nos últimos meses do ano para iniciar o próximo exercício com todas as ações preestabelecidas, planejamento anual, semestral ou trimestral dependendo da empresa. É importante identificar período em que o departamento de marketing estará em planejamento. Recomenda-se que o vendedor aborde o suspect antes deste período, garantindo seu projeto na pauta das reuniões de planejamento. Durante planejamento, difícil espaço na agenda dos executivos da área, e depois dele muitas decisões tumultuadas sem a participação ou envolvimento do promotor de evento e sem avaliação de seu projeto, e o orçamento já estará estabelecido e fechada para novas propostas.

b- Calendário fiscal: cada empresa trabalha com um diferente. É preciso que o promotor certifique o ano fiscal do suspect analisado, já que empresas com calendários fiscais diferentes estabelecem metas de receitas e estratégias diferentes.

Abordagens personalizadas

- Vendedor nessa altura já detem todas as informações necessárias para iniciar as suas ações comerciais com seu suspects, de forma personalizada.
- Prepara abordagem para mensagem ser eficiente e resulte na reunião com as pessoas corretas, lembrando de contar as pessoas envolvidas, no processo decisório.
- Vendedor conhece pessoalmente o profissional que será abordado, reunião pode ser fácil.
- O problema qual não conhece e desconhece empresa e produto. Nesse casso, estabelece plano de entrada efetiva com:
a- Contato-target: nome do pessoa que será contatada
b- Objetivo da abordagem: cada participante do processo decisório da empresa, pode existir um objetivo diferente
c- Forma de abordagem: Cada contato uma forma de abordagem diferente, pode ser por telefone, e-mail, correspondência ou visita pessoal.
Deve objetivar uma reunião pessoal em que o vendedor terá a oportunidade de aprestar ouvir, e argumenta as objeções.
d- Mensagem: Criada a partir das necessidades e dos anseios dos suspects.
Para cada pessoa contratada, haverá uma mensagem mais respectiva, variando de acordo com o nível hierárquico, papel decisório e função da pessoa na empresa.
e- Plano de conversa: planejar a conversa, considerando todas as possíveis respostas e duvidas.
Objetivo final de um contato e agendamento de uma reunião pessoal com o decisor.
O vendedor pode ter que passar por várias fases, as vezes negativas, nesse precursor.
Planejar o discurso para que seja envolvente e crie curiosidade para o suspect queria uma apresentação pessoal do projeto.
Treinar essa abordagem com colegas de empresa ou amigos que possam desempenhar o papel do comprador.

Campanhas personalizadas

Conjunto de todos recursos de comunicação utilizados pelo vendedor para contratar formalidade a empresa-target pode ser intitulado de “campanha”.
Elas devem ser planejadas caso a caso, antes do inicio de um fluxograma de ações, com datas e formas predefinidas.

Capítulo 6 - Planejamento da Venda

A venda de um projeto deve primeiramente ter um planejamento dividido em três fases: treinamento, elaboração de material de apoio e desenvolvimento do plano de ataques. O capítulo 6 abordará as duas primeiras fases.

Experiência na aquisição de patrocínio

Para conseguir patrocínios o vendedor precisa conhecer a mente do comprador, só assim ele terá argumentos reais para convencê-lo a comprar o produto ofertado. Ao assumi a posição do comprador, o vendedor se torna mais convincente e o entendimento flui mais fácil entre as partes envolvidas. Essa nova postura pode ser aprimorada através do treinamento.

Estudo do mercado de eventos

Outro passo para se vender um evento é conhecer o mercado. O conhecimento pode ser adquirido através de experiências, contudo é fundamental que quem se proponha a trabalhar nesse ramo, passe por constantes atualizações. Dessa forma, sempre se terá um balanço com números reais, noção de concorrência, inovações na comercialização e estratégias na tomada de decisão. Giacaglia chama atenção que para conhecer a atuação do mercado, primeiramente deve-se conhecer a organização dos eventos.

Estudo do projeto

Giacaglia chama atenção que para conhecer a atuação do mercado, primeiramente deve-se conhecer a organização dos eventos, ou mais especificamente, conhecer bem o evento que está sendo trabalhado. Para isso é preciso saber dos objetivos do evento, quais atividades serão desenvolvidas durante quais estratégias estão sendo traçadas para alcançar as metas. Dessa forma, o vendedor estará apto a responder a questão central que permeia o patrocínio: “Que valor esse evento me trará?”.

Elaboração de Material de Apoio

Após a estruturação do evento, um documento deve ser elaborado de forma a descrever a sua estrutura básica. Esse documento será utilizado para a negociação com os possíveis patrocinadores e pode ser desenvolvido de quatro maneiras principais:
· Impresso redigido em software próprio para o texto;
· Slides em softwares próprios para apresentação;
· Folheto com impressão gráfica;
· Revista própria.

A melhor escolha do formato é aquele que atenda aos objetivos para arrecadação de verbas e ao tipo do evento. Apresentações mais sofisticadas devem ser realizadas para eventos que pretendam arrecadar um alto valor para patrocínio. Essas maneiras apresentam uma característica em comum, devem ter documentos sucinto de forma a não chatear o leitor com muitos dados, e ao mesmo tempo deve ser completo.
Estrutura básica:
· Apresentação institucional da empresa promotora;
· Conceito do evento;
· Dados que justificam o evento;
· Público-alvo e perfil dos convidados;
· Formato do evento;
· Cotas de patrocínio, benefícios e valores;
· Outras informações que fazem toda a diferença.

Apresentação institucional da empresa promotora

A apresentação da empresa deve ser escrita em poucos parágrafos. Se a empresa for nova, o histórico pode ser dos seus fundadores. Essa apresentação deve demonstrar que a empresa está apta a executar o evento. Aquelas que já possuem uma experiência com eventos encontrarão maior facilidade em atrair a atenção dos possíveis patrocinadores.

Conceito do evento

O conceito do evento é construído juntamente com a estruturação do projeto. Ele deve conter não mais que quatro parágrafos:
· Tema central;
· Missão;
· Objetivo principal do evento;
· Objetivos secundários;
· Público-alvo.

Dados que justificam o evento

Os dados que foram utilizados no processo de geração, seleção e teste de idéias, podem ser utilizados para a apresentação do evento aos patrocinadores, uma vez que comprovam a relevância do evento e sua tendência marcante no mercado.
Também são utilizados para justificar o evento, dados obtidos por institutos especializados em pesquisas. Caso esses dados não sejam encontrados, se recorre a outras fontes, como artigos publicados sobre o tema. Outro recurso utilizado, a realização por conta da própria empresa de uma pesquisa que comprove a importância do evento.

Público-alvo e perfil dos convidados

O perfil do público-alvo deve ser detalhado, assim como as características em comum dos participantes convidados. Esses convidados podem estar cadastrados em uma lista, que posteriormente servirá de mailiing para futuros eventos. A lista mesmo que ainda não permanente, pode ser apresentada aos patrocinadores para que eles opinem sobre ela.
O público total do evento é conseguido pela estimativa do número de público, o perfil mais a audiência prevista na mídia.

Formato do evento

Retrata a visualização do projeto para o patrocinador, é a deixa para ele achar uma forma de ação personalizada, ainda não enxergada pelo próprio promotor. Deve conter as seguintes informações:

· Local: qualidades previamente avaliadas que combinem com o formato do evento e tenha a infra-estrutura adequada. Deve conter o endereço completo, mapas, referências, distâncias de pontos estratégicos, características do local e justificativa da escolha. Caso o local seja um atrativo do evento, vale ilustrar a descrição com fotos.

· Data: deve estar impressa na capa do documento. Caso o evento tenha mais de um dia de duração, ele pode ser dividido para receber públicos distintos. Caso haja essa variação, ela deve esta descrita no programa do evento.

· Atividades: Todas as ações devem ser descritas, mesmo quando o evento tem um período curto. Essa parte descreve as possibilidades de interação entre patrocinadores e participantes.

· Palestrantes: Informações sobre cada palestrante, histórico e motivo pela escolha.

· Programa: Deve ser capaz de passar todas as informações do evento para os patrocinadores. Muitas vezes essas informações ultrapassam o período do evento, explicitando também o pré e o pós evento. O programa pode ser provisório, desde que o patrocinador seja avisado de todas as atualizações.

Cotas de patrocínio, benefícios e valores

Deve contar com os seguintes elementos:

· Benefícios oferecidos: descritos de forma clara e abrangente, com o maior número de informações essenciais possíveis. È preferível poucos e efetivos benefícios a muitos, porém pouco representativos.

· Número de cotas, valor de investimento e condições de pagamento: valor do investimento, número de cotas previsto para cada modalidade. Esses uma vez definidos, não podem ser modificados. Uma opção de atrair os patrocinadores é oferecer condições especiais de pagamento ou construir um valor único com benefícios exclusivos.

· Condições de pagamento: a) parcelado, com reserva antecipada – comumente usado em eventos que já aconteceram pelo menos uma vez. È marcada pela grande procura de patrocinadores. O patrocinador efetua um pagamento inicial com um ano de antecedência e parcela o restante. b) pagamento à vista, com desconto – raramente utilizado, pois envolve um alto desembolso financeiro. Para ser mais atrativo, esse tipo de pagamento oferece descontos maiores que as taxas de juros do financiamento. c) duas parcelas iguais, sendo a primeira na assinatura do contrato e a segunda após o evento – similar a reserva, porém sem desembolso financeiro, uma vez que parte do pagamento e efetuada na assinatura do contrato e o restante após a realização do evento. d) parcelado, conforme negociação dos prazos – nessa opção o promotor deve respeitar o fluxo de caixa possível do patrocinador e ter a flexibilidade financeira para receber em parcelas, mesmo que, muitas vezes, com datas e valores desiguais.

· Construção de uma proposta única de valor: duas formas – (1) projeto padrão que atenda as todos os objetivos e necessidades dos patrocinadores; (2) projeto único para cada objetivo e necessidade de cada um dos patrocinadores.Essa última é a mais adequada, porém mais difícil de ser desenvolvida, pois precisa de algumas características do promotor: capacidade de ouvir, flexibilidade, criatividade, estrutura financeira e planejamento comercial.

Outras informações que fazer toda a diferença

Participantes confirmados

Manter os patrocinadores informados sobre as atualizações do número de público. Não é conveniente apontar os nomes de alguns participantes, pois caso estes não compareçam, os patrocinadores podem ficar chateados.

Uma tática utilizada pelos patrocinadores é firmar uma cláusula no contrato que obrigue o promotor atingir um determinado número de participantes. Caso esse número não seja alcançado, o promotor fica obrigado a dar desconto ao patrocinador.

Patrocinadores confirmados

Anunciar os contratos já fechados pode ajudar nas negociações, desde que obedeçam alguns cuidados:

· Perfis semelhantes: desperta a confiança das outras empresas.
· Empresas concorrentes: primeiramente deve-se analisar a reação das outras empresas. A presença de um concorrente pode facilitar a concorrência, já que desperta o instinto competitivo das outras. Porém anunciar o concorrente invalida a possibilidade de exclusividade.
· Empresas parceiras: a participação de empresas parceiras em determinado evento aumenta em muito as possibilidades de negócios e de exposição de cada uma.

Caso a empresa ainda não tenha fechado nenhum patrocínio, pode recorrer à divulgação dos nomes pretendidos e dos em fase de andamento.