Capítulo 3 - Benefícios aos patrocinadores e cotas de patrocínio

O primeiro passo para definir as cotas de patrocínio é listar todas as possibilidades de benefícios que podem ser oferecidos. Esses benefícios devem estar relacionados a um ou mais objetivos principais do evento: exposição da marca, relacionamento e venda. Para escolher a oferta adequada de benefícios, é aconselhável seguir algumas regras propostas pelo autor.

EXPOSIÇÃO DA MARCA

a) Divulgação na mídia: vantajoso para os patrocinadores desde que um limite seja estabelecido, pois o excesso de marcas e logotipos causa poluição visual e tira o principal benefício que é a exposição da marca. Os patrocinadores que tem uma maior participação financeira devem ter um espaço maior nos anúncios de divulgação.
b) Assessoria de imprensa: Os benefícios começam nos agradecimentos aos patrocinadores por parte dos atores principais do evento. Um meio muito utilizado para usufruiu o máximo de benefício é incluir material institucional dos patrocinadores no press release do evento. Dessa forma é demonstrado o interesse dos promotores em que os patrocinadores também se sintam donos do evento.

c) Peças de divulgação: Exposição mais restrita que inclui emails, website com um um link exclusivo, folders, convites impressos e apresentações de slides.

d) Merchandising: Deve-se ter uma atenção redobrada nesse item para não se limitar excessivamente os benefícios advindos para os patrocinadores. Muitos se restrigem a quantidade de banners e folhetos a serem entregues. Dependendo das cotas de patrocínio, pode haver também uma competição visual entre os patrocinadores. Contudo, há várias possibilidades inovadoras de merchandising:
• Inserção da logomarca em material de sinalização. Todos os materiais deverão seguir uma padronização visual. Leva-se em conta a cota do patrocinador para estipular o posicionamento e o tamanho da logomarca.
• Distribuição de material promocional da empresa. Folhetos institucionais ou lâminas de serviços e produtos nas pastas dos participantes. Todos padronizados e limitados.
• Entrega ou sorteio de brindes. Ação que gera simpatia ao mesmo tempo que apresenta os produtos e serviços. Ação muito lucrativa não apenas para os patrocinadores como também para os promotores do evento, dependendo é óbvio da qualidade e da estratégia de distribuição dos brindes.
• Divulgação de vídeo. Apresentação de vídeos institucionais, normalmente no auditório principal do evento. Não é muito utilizado por alguns motivos, tais como: atende a um número restrito de patrocinadores, se não cai no desagrado do público; os patrocinadores poderão ofuscar a marca dos promotores, dispende um tempo que poderia ser utilizado em favor do evento.
• Menção do patrocinador. Durante todo o evento o nome dos patrocinadores é citado.

e) Patrocínio do translado: cotas de patrocínio durante todo o trajeto dos meios de transporte. É tido como extremamente vantajoso pois a marca dos patrocinadores é a primeira a entrar em contato com os participantes.
f) Patrocínio do keynote speaker: é o patrocínio do principal palestrante. Essa cota inclui os custos de estada, transporte e refeição. É importante atentar-se para que o tema da palestra esteja em sintonia com o patrocinador.

PALESTRAS DURANTE O EVENTO

Através das palestras o patrocinador pode fazer a apresentação de seus produtos e serviços, criando maior proximidade com o público-alvo. È preciso que se organize os horários, o conteúdo, a duração e os recursos necessários a cada palestra com antecedência.

ESTANDE OU ESPAÇO EXCLUSIVO

Deve-se apresentar um layout do local de exposições para que o patrocinador possa escolher seu estande de acordo com critérios de cotas, ordem de chegada e/ou reincidência do patrocínio.

AÇÕES SOCIAIS E DE ENTRETENIMENTO

Os benefícios relativos a cada atividade social ou de entretenimento seguem abaixo:
a) atividades esportivas: exposição da marca nos equipamentos e locais, contratação de personalidades do esporte, etc.
b) almoços, jantares, coffee breaks ou coquetéis: merchandising nas ,mesas, copos, guardanapos, escolha do cardápio, contratação de um chef renomado de cozinha, etc.
c) salas de relaxamento e beleza: garantem ao patrocinador uma imagem distinta, de preocupação com o bem-estar dos convidados.
d) shows: distribuição de brindes, apresentação de vídeo e citação, por parte do artista, do patrocinador durante sua apresentação, exposição da logomarca no palco.
e) Cursos de aperfeiçoamento de pessoal: exposição da marca no local, menção por parte dos instrutores ou palestrantes, entrega de brindes, etc.
f) Sala de internet: padronização das telas de abertura e de descanso dos computadores, padronização da home direcionada à pagina do patrocinador, etc.

ESTRATÉGIA PRÉ E PÓS-EVENTO

Para as empresas patrocinadoras o mailing list é de extrema importância, no momento de se organizar ate mesmo se planejar o pós-evento. As empresas promotoras devem dar um suporte a seus patrocinadores na hora de montar estratégias, adquirindo, assim também, maior credibilidade com ele.
Algumas idéias de ações pós-evento que podem ser oferecidas aos patrocinadores:
a) Mais do que um RSVP: a fim de melhor se preparar para interagir com os convidados, o patrocinador deverá contar com uma fonte rica de dados sobre o perfil do público-alvo. Assim pode-se fazer através de pesquisas de perfil, pesquisas específicas para o evento, pesquisas de lembrança da marca e pesquisas de conteúdo.
b) Contato pré-evento: de posse das informações do perfil dos convidados por meio do RSVP, o patrocinador pode interagir com os confirmados ainda antes da data do evento através do envio de material promocional do patrocinador antecipado; reforço do convite através de uma carta personalizada; envio de brindes inovadores e pesquisas de conteúdo.
c) Mailling dos participantes: na lista de convidados é preciso informar aspectos relativos ao interesse do participante durante o evento, assim os patrocinadores poderão interagir após o evento.
d) Envio de material: o patrocinador pode ter interesse em enviar aos participantes uma carta de agradecimento, personalizada com relação ao destinatário e ao conteúdo, após o evento.
e) Pós-evento: uma tática para manter o relacionamento com os participantes é a fomentação e a formação de comunidades congregando participantes que tenham mostrado interesse por determinado assunto. Pode-se promover uma seqüência de encontros para dar continuidade a discussão de um tema que não tenha se esgotado no evento, oferecer treinamentos específicos para grupos de uma mesma área, discutir e buscar caminhos e soluções para problemas levantados durante o evento, manter hábitos comuns de consumo, promover competições esportivas, manter interesses culturais em comum, oferecer visitação à empresa patrocinadora, etc.
f) Administração do mailing e das ações: o promotor deve organizar todas as atividades antes, durante e após o evento, e o gerenciamento de todo o relacionamento gerado a partir dessas atividades ate o fechamento de negócios e a manutenção dos clientes.

AVALIAÇÃO DO EVENTO

O resultado da avaliação do evento, com diversas análises dos participantes ou do evento como um todo, é certamente vantajoso para promotores e patrocinadores. Assim, podem entender pontos fortes e fracos que servirão de melhoria para os próximos eventos.