Capítulo 9 - A avaliação do projeto

Todo empreendimento requer cuidadosa avaliação. Essa avaliação interessa o promotor, responsável pelo seu planejamento, organização e execução; os patrocinadores, que, por razões próprias, contribuíram sobremaneira para que o evento se viabilizasse; e outros profissionais que colaboraram.
Embora os eventos não sejam concebidos para se aprender a como realizá-los, o responsável sempre extrairá lições dos pontos positivos e negativos.
O patrocinador precisa saber se o investimento teve o retorno desejado, de acordo com os seus objetivos, previamente explicitados, e que não são necessariamente os mesmo do promotor do evento. Quanto mais claros e explícitos esses objetivos, mais fácil a avaliação final do evento. A avaliação, tanto para o promotor do evento como para seu patrocinador, somente terá sentido se os resultados forem devidamente cotejados com os respectivos objetivos.
É importante também realizar uma avaliação do evento sem si. Para esse tipo de avaliação, deve-se tomar os itens da organização dos eventos, e verificar, em relação a cada um, o que funcionou muito bem, o que funcionou mais ou menos bem, o que funcionou regularmente ou o que não funcionou.

Avaliação dos pontos de vistas dos visitantes

São os aspectos de cada evento cuja avaliação feita pelos visitantes interessa ao promotor do evento e ao patrocinador. Há, por exemplo, o visitante VIP, o convidado, o interessado que participou por vontade própria, o que eventualmente passou pelo local e tem interesse no produto ou serviços objeto do evento, além daquele que se encontrava no local e, por curiosidade, adentrou estante.
A diferenciação por categorias será feita na apuração dos resultados, pois seria difícil administrar questionários ou roteiros de entrevistas diferentes para cada categoria de visitante.
O instrumento da pesquisa não deve ser muito extenso, há que se considerar fatores como cansaço e pressa.
Muitas vezes, um incentivo externo com um brinde ou sorteio pode propiciar a colaboração de visitantes que, de outra forma, tentariam esquivar-se.

Apresentação dos resultados aos patrocinadores

Finalmente, após tudo avaliado, é hora de discutir com o patrocinador os resultados, visando não só fechar a avaliação como também propiciar a venda da próxima edição ou do próximo evento organizado pelo promotor.
Essa discussão pode ser feita em diferentes etapas, sendo a primeira delas no local do próprio evento, seja durante a sua realização, seja logo após o seu termino, quando estão “quentes” as impressões gerais.

Capítulo 8 - Comunicação e venda do projeto

Uma vez gerada a idéia, estruturado o projeto do evento, tendo sido identificado o target de possíveis inventores, analisada a sua viabilidade financeira e realizado o seu planejamento comercial, o promotor do evento enfrenta então quiçá a parte mais difícil de sua tarefa: a venda do projeto a possíveis investidores. Torna-se necessário, então, haver grande capacidade de comunicação e habilidade para conseguir o intento.
Considerando que a vendo se dá em várias fases, a dificuldade na conclusão do negócio pode ser decorrente de falhas em alguma delas.

Fase I – Agendamento da visita

Embora se venha falando do promotor de eventos como de ele fosse uma única pessoa e agisse por conta própria, na realidade ele geralmente representa, sua atividade, toda uma empresa.
Da mesma forma, quando se fala em patrocinador, raramente ele representa a si mesmo ou patrocina com os próprios recursos.
A primeira fase das vendas consiste no agendamento da visita. Logo, o vendedor, para chegar a esse agendamento, precisa vencer a primeira barreira, normalmente uma atendente ou secretária, “real” ou eletrônica.
Então, uma fase que à primeira vista pode parecer simples – a de agendar uma vista – exige, entre outras coisas, a habilidade do vendedor de ultrapassar uma forte barreira. Há, entretanto, a possibilidade de achar brechas nessa barreira.O vendedor deve estar preparado para enfrentar essas questões. Saber o que falar, quando falar como falar é a chave do sucesso nesse primeiro contato. È por isso que se pode afirmar que o agendamento de uma reunião já é, por si só, uma venda.

Apresentação pessoal

Quando o vendedor for apresentar e apresentar a empresa que representa, ele deve se valorizar.
Uma forma de se valorizar é apresentando-se com seu nome e o da empresa completos.

Transpor barreiras de entrada

Alem das secretárias, é freqüente haver ainda outros interlocutores, como assistentes do chefe ou de um departamento.
Assim como procedeu ao se apresentar, o seu nome completo, sem formalidade.

Fase II – Primeira reunião

O plano do discurso já foi proposto na fase de planejamento da venda e deve ser colocado agora em prática. Ele deve ser breve e direto, sem muitas explicações sobre o evento para não dar margem a uma negativa antecipada.
Algumas regras são essenciais ao sucesso dessa fase:

• Empatia
• Conhecimento
• Abordagem consultiva
• Motivação

Fase III – A apresentação do projeto

O melhor momento.
Algumas regras são essenciais na preparação desse momento:

1. Tempo da apresentação. O tempo correto de apresentação do projeto que seria um tempo médio de 15 minutos para apresentar e outros 15 para responder a questões e dúvidas que possam surgir.

2. Infra-estrutura tecnológica. Quaisquer que sejam a ocasião e o local da apresentação. Deve-se utilizar sistemas antigos como retroprojetor, a maioria das empresas já possui, em suas salas de reuniões, projetores de alta definição. E, para prevenir possíveis falhas técnicas, vale ter um backup de toda a infra-estrutura.

3. Forma de apresentação. Ele pode ser uma apresentação em PowerPoint ou programas similares. Deve, portanto, abusar de imagens, tabelas e dados quantitativos que justifiquem o evento, além de evitar texto que não tem valores estratégicos.

4. Cópias da apresentação. É sempre necessário que se deixe cópia da apresentação para a empresa. Dessa forma, a pessoa que participou da reunião terá condições de analisar, com mais tempo, o projeto, consultando inclusive outras pessoas da empresa ou fora dela.

5 . Customização real. Se a apresentação for personalizada, assim ela deve ser percebida pela empresa. Não adianta simplesmente colocar o nome da empresa no slide introdutório e o conteúdo ser padronizado. Muitos promotores de eventos fazem assim. É preciso que o promotor avalie a viabilidade dessa personalização.

Fase IV – A negociação
Após a apresentação do projeto e da proposta comercial, selam padronizados, sejam desenvolvidos exclusivamente para aquele prospect, parte-se para a fase de negociação propriamente dita, duramente a qual o vendedor enfrentará uma série de objeções e questionamento.

1. Negativa firme e decidida: quando as objeções são muito fortes e fechadas, o vendedor está próximo do fracasso da venda, principalmente se receber uma negativa por e-mail ou por recado de alguém alheio à negociação.

2. Questionamento e negativas abertas. Quando o cliente efetua perguntas e levanta dúvidas ou objeções “flexíveis”, está demonstrando interesse, mas ainda há algo a resolver. É quando a negociação definitivamente começa.

Algumas regras para uma boa argumentação das objeções desse tipo são:
- Não brigar por posições. Ao receber um “não”, deve-se questionar o porquê, em vez de contra-argumentar.
- Não ficar preso a uma objeção. Durante a negociação, algumas objeções serão mais simples de resolver do que outras. Concentrar-se nelas é uma atitude mais sensata do que ficar tentando resolver uma objeção complicada que pode consumir horas e horas de discussão.

Fase V – Conclusão
O que têm em comum uma dama e um possível patrocinador?
Diz a piada que, se uma dama diz “não”, ela quer dizer “talvez”; diz-se “talvez”, quer dizer “sim” e, se diz “sim”, não é uma dama.
Fica aqui, portanto, um alerta para não contar com recursos que já não estejam em suas mãos. A negociação somente termina quando é feita a assinatura do contrato.

Fase VI – Follow-up
O vendedor pode contar com a obtenção do numerário que deseja com a assinatura do contrato, mas, para o bom promotor e para a empresa que ele representa, o processo de venda ainda não terminou.
O follow-up – é necessária para que o vendedor garanta a satisfação do cliente, levando-o a investir nas futuras edições do evento ou em outros organizados ou promovidos por sua empresa.
Durante o evento, ou logo após o seu término, é necessário que seja agendada uma reunião de follow-up com a utilização de um questionário formal de pesquisa ou de um roteiro de entrevista a ser aplicado a cada a cada um dos patrocinadores.

Informações sobre os palestrantes - Luciana Priscila

LUCIANA PRISCILA DO CARMO

FORMAÇÃO
Técnico em Magistério
Bacharel em Turismo – PUC Minas
Curso Técnico: Meio Ambiente - INAP – Instituto de Artes e Projetos - 1º Módulo/2008 em andamento


EXPERIÊNCIA PROFISSIONAL ATUAL
Desde Agosto/2005
Companhia Mineira de Promoções – PROMINAS/MINISTÉRIO DO TURISMO/MG
Função: Agente Fiscal da Regional de Serviços Turísticos MTur/MG
Atividades: Cadastramento e fiscalização de empresas turísticas;
Atendimento e orientação a empresários, profissionais do turismo e turistas quanto às normas e legislação da atividade turística;
Gestão de banco de dados de empresas turísticas;
Auxilio aos procedimentos administrativos da Regional MTur/MG.
Pesquisa e cobrança de empresas irregulares.
Organização e apoio em eventos demandados pelo MTur e SETUR/MG.
Apresentação de palestras sobre as ações do MTur/MG.

EXPERIÊNCIA EM EVENTOS
Domingo na PUC
Evento de cunho social com participação voluntária.
Função: Animadora/Monitora
Atividades: Animação, recreação e lazer para crianças;
Pintura de rosto, Organizadora de gincanas.

I e II Jornada Técnica de Qualificação dos Serviços Turísticos
Eventos da parceria entre Ministério do Turismo e Braztoa com apresentação de palestras sobre a consultoria da empresa Chias Marketing no setor turístico brasileiro.
Função: Organizadora e Consultora do Evento na Regional do Ministério do Turismo/MG
Atividades: Captação de recursos, parcerias e apoio para o evento.
Coordenação do Pré e Pós-Evento

Caminhada Ecológica – Programa Sócioambiental do Caraça
Pró-Reitoria de Extensão da PUC Minas – Núcleo de Meio Ambiente e Urbanismo
Função: Comissão Organizadora, divulgação e monitoria no evento.

Oficinas de Educação Ambiental
Escola Municipal Amílcar Martins – BH

Comissão de Formatura – Turismo PUC dez/2007
Função: Presidente

PALESTRAS PROFERIDAS
- Ações de incentivo ao turismo realizadas pelo Ministério do Turismo e pela Secretaria Estadual de Turismo de Minas Gerais - palestra com carga horária de 2 horas proferida aos alunos do 2º período do Curso de Turismo da PUC - Belo Horizonte, em 14 de março de 2007.

- Políticas Públicas de Sensibilização para o Turismo – palestra com carga horária de 2 horas proferida aos alunos do 6° período do Curso de Turismo da PUC – Belo Horizonte, em 20 de março de 2007.

- Ações de incentivo ao turismo realizadas pelo Ministério do Turismo e pela Secretaria Estadual de Turismo de Minas Gerais - palestra com carga horária de 2 horas proferida aos alunos do 7º período do Curso de Turismo da UNI - BH, em 13 de abril de 2007.

- Legislação aplicada ao transporte turístico de superfície: palestra com carga horária de 2 horas proferida aos alunos do 7° período do Curso de Turismo da PUC – Belo Horizonte, em 02 de maio de 2007.

Informações sobre os palestrantes - Joaquim Lopes Júnior

Dados do palestrante: Joaquim Lopes Júnior - 24 anos.

Formação: Mestrando em C. da Computação - UFMG. Conclusão em 2008.Bacharel em C. da Computação - UFMG. 2006. Técnico em Informática Industrial - CEFET-MG. 2001.

Experiências: Desde 2004 sócio-diretor da F6 Sistemas, empresa de TI criadora e responsável pelo portal TôFormando.com. Atuação em projetos de sistemas de informação para governo, publicidade para internet, e consultoria e TI.

Breve Histórico do portal:
O portal TôFormando foi inaugurado em maio de 2004, quando eu e outros colegas do curso de ciência da computação da UFMG tivemos a idéia de criar um sistema para auxiliar na gestão financeira de nossa comissão de formatura. No entanto, enquanto desenvolvíamos o sistema, tomamos conhecimento de uma feira de formatura, quando decidimos criar o portal e lançá-lo nesse evento. E assim o fizemos. Em outubro do mesmo ano foi registrada a F6 Sistemas, empresa de tecnologia da informação que surgiu para que pudéssemos dar continuidade ao projeto do portal. Além da necessidade de gestão financeira da comissão de minha turma e de diversas outras, assunto que geralmente tira o sono dos tesoureiros de comissões, percebíamos uma lacuna sobre o assunto formatura no mundo digital. Pesquisamos e descobrimos grandes empresas sérias que prestavam serviços - bandas, empresas de convites, buffets, cerimoniais, etc - mas não havia uma orientação na internet para os formandos, que tinham literalmente que garimpar informações para organizarem seus eventos. Isso nos motivou a oferecer também, além dos serviços de gestão financeira, conteúdo e outros serviços que facilitassem o acesso dos formandos às empresas de formatura, como por exemplo o guia de empresas do portal.

NÃO PERCAM - PALESTRA PARA COMISSÕES DE FORMATURA

DATA: 20-05-08 ÁS 08H50MIN

AUDITÓRIO IEC, 6ºANDAR.

ENDEREÇO AV. BRASIL, 2023, FUNCIONÁRIOS.

INSCRIÇÕES: esquinaincomum@gmail.com, pelo tel: 3269-3215 ou no Labtur do campus e da Praça da Liberdade.

Capítulo 7 - Desenvolvimento de um plano de ataque

Lista de empresas selecionadas com target desenvolve-se o plano de ataque personalizado para cada candidato.
Desenvolver proposta única de valor para cada cliente e trabalho e complexo, exige pesquisar aprofundado sobre necessidades, anseios, objetivos de marketing de cada empresa, mas é a mais eficiente ferramenta do vendedor que reduz o ciclo de vendas e estreita o funil de prospecção. Primeira fase do desenho de plano de ataque é, portanto o estudo dos supects.

Estudo do suspect

Vendedor deve deter conhecimento maior do negócio de seus clientes.
Estudar suspect – Conhecer perfil das empresas, objetivos de marketing, estratégia de eventos e orçamento destinado a eventos. Aspecto que configura boa parte de ataque.
Para o vendedor abordar a estrutura de marketing é necessário conhecer o processo decisório de cada empresa.

Processo decisório

Tarefa mais complexa na venda de um evento é o entendimento do processo decisório de compra sob a perspectiva de cada suspect, que envolve as seguintes perguntas:
- Que papel cada pessoa desempenha
Um dos fatores de demora venda de eventos e não identificação da pessoa certa no primeiro contato. Varias situações podem vetar o processo.
- Como gastar tem com pessoas que não tem poder de decisão ou influencia na compra de um projeto, ou gastar pouco tempo com pessoa certa.
Identificar rápido as pessoas certas e o processo de decisão dentro das empresas, menor o ciclo bem sucedida a venda do projeto.
- Antigamente pensava que decisão apenas nas mãos de um executivo, talvez boa parte esteja.
Dependendo do porte e perfil gerencial de cada empresa, a decisão, saberão afinal, é distribuído entre diversas pessoas de uma área ou de varias áreas. Algumas exercem papeis fundamentais na decisão final.
- Possíveis papeis desempenhados pelas pessoas que participam do processo decisório de aquisição de um projeto de eventos.

Decisor final – normalmente responsáveis pelo orçamento da área de eventos, comunicação, marketing, por uma divisão ou grupo de produtos, ou orçamento da empresa, eles dão a palavra final na decisão.

Influenciador – pessoas com poder de fazer as coisas acontecerem dentro da empresa, capacidade de influência política de persuasão. Identificados claramente na estrutura de decisão por não pertencerem a área responsável pela aquisição dos projetos em eventos, mas procurados quando uma decisão deve ser tomada nesta área.

Consultor - pessoa de fora da empresa consultada sobre vantagens e desvantagens do projeto. São em geral do ramo de eventos, comunicação ou colegas profissionais de outras empresas.

Executores – pessoas da área responsáveis pela execução do evento, podem sinalizar pontos fortes ou fracos do projeto. Não dão palavra final mais podem vetar um projeto, dependendo de suas analises e observações.- A identificação das responsáveis pela decisão da aquisição do projeto a ser proposto não é fácil. Pode levar dias, meses para ter o mapa completo de nomes e funções dessas pessoas. Alguns vendedores deixam essa fase, e apostam as fichas em uma ou poucas pessoas, que pode destruir todo trabalho excelente de geração do evento. É essencial que o vendedor identifique corretamente as pessoas envolvidas, cada pessoa identificada, conforme o nível hierárquico ou funcional da empresa, haverá forma ideal de abordagem.

Fluxo de decisão

Todos papéis descritos podem ser desempenhados por uma única pessoa, responsável pela decisão final ou um grupo de pessoas, papéis exercidos informalmente, sem processo preestabelecido, ou forma estruturada, com processo e fluxo de decisão implementados e divulgados pela empresa. Deve-se estudar o fluxo do processo e tempo médio de execução, informações úteis para planejar momento de iniciar negociações.
Geralmente cliente não conhece processo interno de negociação, que podem ser parcial ou informal. O projeto de evento deve entrar na empresa por dois caminhos: promotores de eventos oferecem o projeto ou empresa toma conhecimento pesquisando eventos e seus objetivos de marketing.
A primeira é mais comum por causa da concorrência de mercado. Às vezes através de e-mail, correio ou o funcionário da empresa recebe propostas em busca de patrocínio, seleciona-se os projetos e o grupo de marketing analisa.
Projetos de eventos culturais ou sociais que utiliza leis de incentivo fiscal tem uma etapa a mais, analise jurídica desenvolvida pelo departamento jurídico e empresa. Se não tiver departamento jurídico recorre a advogado ou firmas especializadas.
Outros fatores são analisados pelas empresas, o promotor precisa estar atento a estes fatores decisivos em uma segunda fase da analise: tradição do promotor de evento, outros patrocinadores, cláusulas do contrato, resultado de edições anteriores.Quando a empresa pesquisa projeto de eventos, as principais fontes utilizadas são:

a- Equipe de vendas: por estarem no mercado, visitando cliente, participando de eventos, os vendedores são fonte de pesquisa de eventos.
b- Prestadores de Serviços: agências de comunicação, propaganda, assessoria de imprensa, captação de recursos para patrocínio cultural, são consultados para pesquisar os melhores projetos.
c- Mídia: Estratégia de divulgação na mídia, revistas, jornais e websites da área são fontes usuais de pesquisa.
d- Promotores tradicionais de eventos: Se a empresa conseguir identificar promotores de eventos, contratá-los para verificar novidades, provar novas idéias.
e- Inteligência de mercado: Utilizar recursos internos de inteligência de mercado para investigar eventos da concorrência e analisa – los.Após levantamentos de todos os eventos disponíveis, a empresa parte para a seleção, elaborando uma planilha: evento, empresa promotora, data, objetivo, publico alvo, pontos fortes e fracos e valores.

Quando eles decidem?
Faz parte do entretenimento do processo decisório, saber melhor época de iniciar negociação com os suspects.
Variáveis desta melhor época estão relacionados aos seguintes fatores:

a- Planejamento: Empresas costumam executar seus planejamentos nos últimos meses do ano para iniciar o próximo exercício com todas as ações preestabelecidas, planejamento anual, semestral ou trimestral dependendo da empresa. É importante identificar período em que o departamento de marketing estará em planejamento. Recomenda-se que o vendedor aborde o suspect antes deste período, garantindo seu projeto na pauta das reuniões de planejamento. Durante planejamento, difícil espaço na agenda dos executivos da área, e depois dele muitas decisões tumultuadas sem a participação ou envolvimento do promotor de evento e sem avaliação de seu projeto, e o orçamento já estará estabelecido e fechada para novas propostas.

b- Calendário fiscal: cada empresa trabalha com um diferente. É preciso que o promotor certifique o ano fiscal do suspect analisado, já que empresas com calendários fiscais diferentes estabelecem metas de receitas e estratégias diferentes.

Abordagens personalizadas

- Vendedor nessa altura já detem todas as informações necessárias para iniciar as suas ações comerciais com seu suspects, de forma personalizada.
- Prepara abordagem para mensagem ser eficiente e resulte na reunião com as pessoas corretas, lembrando de contar as pessoas envolvidas, no processo decisório.
- Vendedor conhece pessoalmente o profissional que será abordado, reunião pode ser fácil.
- O problema qual não conhece e desconhece empresa e produto. Nesse casso, estabelece plano de entrada efetiva com:
a- Contato-target: nome do pessoa que será contatada
b- Objetivo da abordagem: cada participante do processo decisório da empresa, pode existir um objetivo diferente
c- Forma de abordagem: Cada contato uma forma de abordagem diferente, pode ser por telefone, e-mail, correspondência ou visita pessoal.
Deve objetivar uma reunião pessoal em que o vendedor terá a oportunidade de aprestar ouvir, e argumenta as objeções.
d- Mensagem: Criada a partir das necessidades e dos anseios dos suspects.
Para cada pessoa contratada, haverá uma mensagem mais respectiva, variando de acordo com o nível hierárquico, papel decisório e função da pessoa na empresa.
e- Plano de conversa: planejar a conversa, considerando todas as possíveis respostas e duvidas.
Objetivo final de um contato e agendamento de uma reunião pessoal com o decisor.
O vendedor pode ter que passar por várias fases, as vezes negativas, nesse precursor.
Planejar o discurso para que seja envolvente e crie curiosidade para o suspect queria uma apresentação pessoal do projeto.
Treinar essa abordagem com colegas de empresa ou amigos que possam desempenhar o papel do comprador.

Campanhas personalizadas

Conjunto de todos recursos de comunicação utilizados pelo vendedor para contratar formalidade a empresa-target pode ser intitulado de “campanha”.
Elas devem ser planejadas caso a caso, antes do inicio de um fluxograma de ações, com datas e formas predefinidas.

Capítulo 6 - Planejamento da Venda

A venda de um projeto deve primeiramente ter um planejamento dividido em três fases: treinamento, elaboração de material de apoio e desenvolvimento do plano de ataques. O capítulo 6 abordará as duas primeiras fases.

Experiência na aquisição de patrocínio

Para conseguir patrocínios o vendedor precisa conhecer a mente do comprador, só assim ele terá argumentos reais para convencê-lo a comprar o produto ofertado. Ao assumi a posição do comprador, o vendedor se torna mais convincente e o entendimento flui mais fácil entre as partes envolvidas. Essa nova postura pode ser aprimorada através do treinamento.

Estudo do mercado de eventos

Outro passo para se vender um evento é conhecer o mercado. O conhecimento pode ser adquirido através de experiências, contudo é fundamental que quem se proponha a trabalhar nesse ramo, passe por constantes atualizações. Dessa forma, sempre se terá um balanço com números reais, noção de concorrência, inovações na comercialização e estratégias na tomada de decisão. Giacaglia chama atenção que para conhecer a atuação do mercado, primeiramente deve-se conhecer a organização dos eventos.

Estudo do projeto

Giacaglia chama atenção que para conhecer a atuação do mercado, primeiramente deve-se conhecer a organização dos eventos, ou mais especificamente, conhecer bem o evento que está sendo trabalhado. Para isso é preciso saber dos objetivos do evento, quais atividades serão desenvolvidas durante quais estratégias estão sendo traçadas para alcançar as metas. Dessa forma, o vendedor estará apto a responder a questão central que permeia o patrocínio: “Que valor esse evento me trará?”.

Elaboração de Material de Apoio

Após a estruturação do evento, um documento deve ser elaborado de forma a descrever a sua estrutura básica. Esse documento será utilizado para a negociação com os possíveis patrocinadores e pode ser desenvolvido de quatro maneiras principais:
· Impresso redigido em software próprio para o texto;
· Slides em softwares próprios para apresentação;
· Folheto com impressão gráfica;
· Revista própria.

A melhor escolha do formato é aquele que atenda aos objetivos para arrecadação de verbas e ao tipo do evento. Apresentações mais sofisticadas devem ser realizadas para eventos que pretendam arrecadar um alto valor para patrocínio. Essas maneiras apresentam uma característica em comum, devem ter documentos sucinto de forma a não chatear o leitor com muitos dados, e ao mesmo tempo deve ser completo.
Estrutura básica:
· Apresentação institucional da empresa promotora;
· Conceito do evento;
· Dados que justificam o evento;
· Público-alvo e perfil dos convidados;
· Formato do evento;
· Cotas de patrocínio, benefícios e valores;
· Outras informações que fazem toda a diferença.

Apresentação institucional da empresa promotora

A apresentação da empresa deve ser escrita em poucos parágrafos. Se a empresa for nova, o histórico pode ser dos seus fundadores. Essa apresentação deve demonstrar que a empresa está apta a executar o evento. Aquelas que já possuem uma experiência com eventos encontrarão maior facilidade em atrair a atenção dos possíveis patrocinadores.

Conceito do evento

O conceito do evento é construído juntamente com a estruturação do projeto. Ele deve conter não mais que quatro parágrafos:
· Tema central;
· Missão;
· Objetivo principal do evento;
· Objetivos secundários;
· Público-alvo.

Dados que justificam o evento

Os dados que foram utilizados no processo de geração, seleção e teste de idéias, podem ser utilizados para a apresentação do evento aos patrocinadores, uma vez que comprovam a relevância do evento e sua tendência marcante no mercado.
Também são utilizados para justificar o evento, dados obtidos por institutos especializados em pesquisas. Caso esses dados não sejam encontrados, se recorre a outras fontes, como artigos publicados sobre o tema. Outro recurso utilizado, a realização por conta da própria empresa de uma pesquisa que comprove a importância do evento.

Público-alvo e perfil dos convidados

O perfil do público-alvo deve ser detalhado, assim como as características em comum dos participantes convidados. Esses convidados podem estar cadastrados em uma lista, que posteriormente servirá de mailiing para futuros eventos. A lista mesmo que ainda não permanente, pode ser apresentada aos patrocinadores para que eles opinem sobre ela.
O público total do evento é conseguido pela estimativa do número de público, o perfil mais a audiência prevista na mídia.

Formato do evento

Retrata a visualização do projeto para o patrocinador, é a deixa para ele achar uma forma de ação personalizada, ainda não enxergada pelo próprio promotor. Deve conter as seguintes informações:

· Local: qualidades previamente avaliadas que combinem com o formato do evento e tenha a infra-estrutura adequada. Deve conter o endereço completo, mapas, referências, distâncias de pontos estratégicos, características do local e justificativa da escolha. Caso o local seja um atrativo do evento, vale ilustrar a descrição com fotos.

· Data: deve estar impressa na capa do documento. Caso o evento tenha mais de um dia de duração, ele pode ser dividido para receber públicos distintos. Caso haja essa variação, ela deve esta descrita no programa do evento.

· Atividades: Todas as ações devem ser descritas, mesmo quando o evento tem um período curto. Essa parte descreve as possibilidades de interação entre patrocinadores e participantes.

· Palestrantes: Informações sobre cada palestrante, histórico e motivo pela escolha.

· Programa: Deve ser capaz de passar todas as informações do evento para os patrocinadores. Muitas vezes essas informações ultrapassam o período do evento, explicitando também o pré e o pós evento. O programa pode ser provisório, desde que o patrocinador seja avisado de todas as atualizações.

Cotas de patrocínio, benefícios e valores

Deve contar com os seguintes elementos:

· Benefícios oferecidos: descritos de forma clara e abrangente, com o maior número de informações essenciais possíveis. È preferível poucos e efetivos benefícios a muitos, porém pouco representativos.

· Número de cotas, valor de investimento e condições de pagamento: valor do investimento, número de cotas previsto para cada modalidade. Esses uma vez definidos, não podem ser modificados. Uma opção de atrair os patrocinadores é oferecer condições especiais de pagamento ou construir um valor único com benefícios exclusivos.

· Condições de pagamento: a) parcelado, com reserva antecipada – comumente usado em eventos que já aconteceram pelo menos uma vez. È marcada pela grande procura de patrocinadores. O patrocinador efetua um pagamento inicial com um ano de antecedência e parcela o restante. b) pagamento à vista, com desconto – raramente utilizado, pois envolve um alto desembolso financeiro. Para ser mais atrativo, esse tipo de pagamento oferece descontos maiores que as taxas de juros do financiamento. c) duas parcelas iguais, sendo a primeira na assinatura do contrato e a segunda após o evento – similar a reserva, porém sem desembolso financeiro, uma vez que parte do pagamento e efetuada na assinatura do contrato e o restante após a realização do evento. d) parcelado, conforme negociação dos prazos – nessa opção o promotor deve respeitar o fluxo de caixa possível do patrocinador e ter a flexibilidade financeira para receber em parcelas, mesmo que, muitas vezes, com datas e valores desiguais.

· Construção de uma proposta única de valor: duas formas – (1) projeto padrão que atenda as todos os objetivos e necessidades dos patrocinadores; (2) projeto único para cada objetivo e necessidade de cada um dos patrocinadores.Essa última é a mais adequada, porém mais difícil de ser desenvolvida, pois precisa de algumas características do promotor: capacidade de ouvir, flexibilidade, criatividade, estrutura financeira e planejamento comercial.

Outras informações que fazer toda a diferença

Participantes confirmados

Manter os patrocinadores informados sobre as atualizações do número de público. Não é conveniente apontar os nomes de alguns participantes, pois caso estes não compareçam, os patrocinadores podem ficar chateados.

Uma tática utilizada pelos patrocinadores é firmar uma cláusula no contrato que obrigue o promotor atingir um determinado número de participantes. Caso esse número não seja alcançado, o promotor fica obrigado a dar desconto ao patrocinador.

Patrocinadores confirmados

Anunciar os contratos já fechados pode ajudar nas negociações, desde que obedeçam alguns cuidados:

· Perfis semelhantes: desperta a confiança das outras empresas.
· Empresas concorrentes: primeiramente deve-se analisar a reação das outras empresas. A presença de um concorrente pode facilitar a concorrência, já que desperta o instinto competitivo das outras. Porém anunciar o concorrente invalida a possibilidade de exclusividade.
· Empresas parceiras: a participação de empresas parceiras em determinado evento aumenta em muito as possibilidades de negócios e de exposição de cada uma.

Caso a empresa ainda não tenha fechado nenhum patrocínio, pode recorrer à divulgação dos nomes pretendidos e dos em fase de andamento.

Capítulo 5- PREVISÃO DOS RESULTADOS DA ARRECADAÇÃO DE RECURSOS.

O capítulo 5 apresenta e discute sobre as diferentes fases percorridas pelo promotor na venda de um projeto, são eles:

• Suspects. Se corresponde pelos investidores potenciais, empresas e pessoas integrantes do universo target de patrocínio.
• Prospects. O primeiro contato obtido pelo vendedor do projeto com as empresas e pessoas. Pode ser por telefone, pessoalmente ou por e-mail e que, portanto, são potenciais investidores contatados.
• Leads. As empresas e pessoas que responderam ao primeiro contato e que demonstraram interesses por maiores informações do evento, são considerados como os principais investidores e interessados.
• Leads qualificados. São os potenciais investidores prontos a receber uma proposta. Empresas e pessoas de nível decisório, que demonstraram necessidade eminente com relação ao evento, adequação do projeto a essa necessidade e que têm orçamento dispónivel.
• Oportunidades. Proposta emitida ao decisor do projeto.
• Vendas. Por último temos as vendas que é o contrato efetivamente assinado.

O conjunto dessas fases, que deverá ser percorrida pelo promotor, desde o levantamento dos suspects até a conclusão das vendas, é chamado de funil de prospecção. A eficácia do promotor de eventos em transformar suspects, é marcado pela amplitude do funil. Quanto mais estreito esse funil, mais eficaz o promotor.

O ciclo de venda constitui-se no conjunto dessas fases do funil de prospecção e de acordo com cada tipo de empresa elas podem ter durações diferentes. GIACAGLIA mostra dois tipos de funis de casos fictícios de venda.

O primeiro apresenta um ciclo de vendas longo, por ser caracterizado pr uma amplitude larga. Já no segundo funil, o ciclo de vendas é curto e sua amplitude também é mais curta. Na tabela de comparação entre os resultados alcançados, de acordo com esses dois funis, é claro chegar a conclusão de que o ciclo de vendas no segundo caso foi mais bem-sucedida e com um gasto de custo da venda menor.

Logo após a criação de um funil de prospecção é necessário realizar o cálculo de cada uma de suas etapas. Para isso deve-se estabelecer os níveis de cotas e o valor médio de cada uma, assim como estimar o percentual de sucesso para cada etapa do funil.

É importante que o promotor do evento construa cenários e saiba simular os resultados obtidos.

EXEMPLOS DE FOLDERS

Capítulo 4- IDENTIFICAÇÃO, SELEÇÃO E PRIORIZAÇÃO DE PROVEDORES DE RECURSOS PARA A REALIZAÇÃO DE EVENTOS

Este capítulo trata da identificação do universo de possíveis patrocinadores, a seleção desse universo, a priorização das empresas dentro desse grupo e a previsão dos resultados da arrecadação de recursos.

MODALIDADES DE OBTENÇÃO DE RECURSOS PARA O FINANCIAMENTO DE EVENTOS
A concorrência cresceu muito para os que procuram patrocínio. Já para os patrocinadores, com muitas opções, encontraram o problema de fazerem as melhores escolhas, aquelas que tragam maiores e melhores retornos para seu investimento. Patrocínio, co-patrocínio, patrocínio com as leis de incentivo fiscal, parceria, apoio e venda de ingressos, são fontes para obtenção de recursos, e a escolha por uma ou mais dependerá de três aspectos: as características da empresa, o objetivo da empresa com a arrecadação da verba e as características do evento.
Patrocínio. É a transferência de recursos financeiros de um patrocinador para um promotor para a realização de um evento ou de uma ação com finalidades promocionais, publicitárias ou de retorno institucional.
Patrocínio com leis de incentivo fiscal. Esta é baseada na troca de recursos de patrocínio por abatimentos nos impostos da empresa utilizando-se das leis de incentivo fiscal e só pode ser oferecida aos projetos culturais ou do terceiro setor. É necessário verificar a aplicabilidade de cada lei.
Co – patrocínio. Quando duas empresas compartilham uma cota de patrocínio de evento promovido e organizado por um terceiro.
Parceria. Junção de esforços e recursos complementares de duas ou mais empresas que já atuam em conjunto no mercado na promoção ou organização de um evento, visando o objetivo e interesses comuns com os seus resultados.
Apoio. Disponibilização de recurso próprios, não financeiros, porém necessários ao evento.
Venda de ingressos/ convites. Obter recursos com venda de ingressos aos convidados do evento.

IDENTIFICAÇÃO DO UNIVERSO DE POSSÍVEIS PATROCINADORES
Antes de identificar possíveis patrocinadores, o promotor deve ter em mente os objetivos de sua empresa para a arrecadação dos recursos e o número alvo de patrocinadores.
→ Objetivos da empresa: alguns possíveis objetivos das empresas podem ser: cobrir parte dos custos, cobrir todo os custos, obter lucro, difusão de idéias.
→ Número alvo de patrocinadores: é possível estabelecer limites que norteiem o promotor quanto ao número de patrocinadores.

Identificação de segmentos
Categorias de segmentos alvos:
→ segmentos relacionados diretamente ao conteúdo do evento e que compartilham dos mesmos interesses e objetivos do promotor.
→ segmentos indiretamente relacionados ao conteúdo do evento e que visam a interesses específicos relacionados a uma ou mais características do evento.
→ parceiros: independentemente do segmento ao qual pertencem todas as empresas parceiras de negócios do promotor do evento devem fazer parte da lista prioritária de possíveis patrocinadores. É preciso identificar a quais segmentos será oferecido patrocínio, apoio ou parceria.

Relação de empresas alvo
Listado os segmentos direta e indiretamente envolvidos no tema do evento e os parceiros de negócios da empresa, o promotor deve preparar uma relação de todas as empresas de cada segmento.

Identificação de potencial de arrecadação dos segmentos alvo
Para calcular o potencial de investimento dos segmentos alvo, utiliza-se duas planilhas, a primeira contendo valores estimados de investimento de parceiros e a segunda com valores dos segmentos patrocinadores. A soma dos valores das duas representará o valor total estimado de arrecadação de verba para o evento.

SELEÇÃO DO UNIVERSO DE POSSÍVEIS PATROCINADORES
Agora precisa-se selecionar as empresas que serão contatadas comercialmente. São necessárias pesquisas que considerem:
→ perfil das empresas;
→ objetivos de marketing;
→ estratégia de eventos;
→ orçamento destinado a eventos.
A medida que a posição do suspect evoluí para os níveis seguintes no funil de vendas, a necessidade de informações mais pormenorizados sobre ele deve ser maior.

Perfil da empresa
As informações necessárias para compor o perfil dos suspects variam de acordo com o tipo de evento e o objetivo do promotor com esse estudo. Existem varias fontes de domínio público que podem ajudar o promotor a obter informações sobre o perfil dos suspects, e pode contar também com sua rede de contatos pessoais para complementar sua pesquisa. O importante é que esse processo seja estruturado. É preciso que os objetivos estejam claros e que cada informação obtida tenha um sentido dentro deles.

Objetivos de marketing
Para formar o target de possíveis patrocinadores é importante pesquisar quais os objetivos de marketing adotados pelas empresas e como são seus planos de ação.

Análise dos componentes do plano de marketing
O promotor deve analisar a forma de alocação dos recursos e orçamento dos suspects. Importante identificar a forma de distribuição de verbas e recursos de marketing dos suspects. Existem várias formas de analisar a distribuição da verba e dos recursos de marketing das empresas, como por exemplo, dividindo em três atividades e analisando-as com o objetivo principal.

• Exposição da marca. Objetivo visa, mesmo que indiretamente, às vendas. Os investimentos de marketing são utilizados principalmente em propaganda e publicidade.
• Relacionamento. Visa, indiretamente, as vendas. Investimentos de marketing são utilizados principalmente em inteligência de mercado, desenvolvimento de novos produtos, decisões de canais e distribuição, pesquisas com consumidores e eventos de relacionamento.
• Vendas. Visa ações diretamente ligadas às vendas. As atividades de marketing são as promoções de vendas, o material de merchandising e o televendas, quando for o caso.

Modelo de negócio
Outro aspecto que deve ser considerado ao se analisar o plano de marketing e a sua influência na propensão da empresa em investir na proposta é o modelo de negócio. É preciso estudar a estratégia de eventos das empresas para determinar com exatidão a viabilidade ou não da proposta. Os diferentes tipos de eventos podem contribuir para cada um ou para os três, ao mesmo tempo e em diferentes graus, objetivos do investimento de marketing.

Compilação dos dados
A compilação dos dados deve levar em consideração apenas os aspectos importantes para a sua análise. Para cada tipo de empresa haverá diferentes aspectos a serem estudados. De maneira geral eles estão relacionados aos seguintes itens:

• Volume.
• Sazonalidade.
• Forma de participação.
  
• Objetivo principal.
• Tipo de evento.
  

Análise dos resultados
Depois de feita toda essa pesquisa, fica mais claro o tipo de proposta de um evento, mais indicada para que o promotor apresente ao seu possível patrocinador, levando em consideração todos os fatos citados anteriormente.

Orçamento destinado a eventos
O orçamento da área de marketing é definido pelas empresas após o estabelecimento de seus objetivos, estratégias e planos de ação. A forma de estabelecer esse valor mais comumente usada é definir um percentual sobre a receita, passada ou projetada. Após a definição do orçamento, os responsáveis pela área distribuirão os investimentos entre as atividades, incluindo os eventos. É sempre importante que se conheçam os dois orçamentos: de marketing e de eventos.

PRIORIZAÇÃO DAS EMPRESAS DENTRO DO UNIVERSO DE POSSÍVEIS PATROCINADORES
Depois de realizadas as pesquisas é possível ao promotor selecionar as empresas-target que serão abordadas comercialmente com prioridade. Essa lista será importante para que o promotor tenha a capacidade de definir quais os patrocinadores que devem receber mais atenção e investimentos de recursos da empresa promotora e de tempo do vendedor.

Ferramenta de priorização do universo
A seguir é apresentada uma possível ferramenta de apoio à priorização, cuja aplicação é simples e eficaz. Mas é aplicada apenas para modalidades de arrecadação de verba que incluam valores financeiros, excluindo-se os apoios e os parceiros, este pelo fato de serem os primeiros da lista de prioridades.

Critérios utilizados
Valor de imagem. Nem sempre as maiores empresas são as que trazem maior credibilidade ao evento. Por isso, deve-se considerar esse critério dês provido do aspecto financeiro.
Relacionamento. Quando o promotor tem relacionamento forte com o possível investidor, é mais fácil conseguir a sua participação no evento.
Potencial de investimento. Será analisado o faturamento específico da cada empresa-target e o seu orçamento de marketing, comunicação ou eventos, dependendo do nível de informação que o promotor obteve.
Histórico de investimento. Esse suspect te histórico favorável de investimento nesse tipo de eventos?
Alinhamento do evento. Quando o segmento do evento está diretamente ligado ao do suspect, as probabilidades de ter a sua participação serão maiores.

Aplicação
Deve-se listar as empresas do segmento, em planilha, e anotar o valor das notas atribuídas a cada critério. O promotor obterá o numero total de pontos para cada empresa e sua posição no ranking de potenciais patrocinadores por segmento.

Definição e divulgação das must win
Quando se define o universo das empresas potenciais investidoras, há sempre aquelas que são de maior interesse do promotor são denominadas must win. É preciso que se divulgue essa lista a todos os envolvidos na organização e na venda do evento para que possam dar atendimento prioritário e especial.

Definições centrais da palestra e do evento.

O tema central da palestra é "Comissões de Formatura: Desafios e Perspectivas - Visões de Profissionais X Estudantes".
A justificativa para a palestra é baseada em uma experiência própria das autoras desse blog. A turma do quinto período de 2008 vem enfrentando dificuldades para organizar a Festa de Formatura, uma vez que há poucas informações disponíveis a respeito de formas mais precisas de arrecadação de verbas, valores projetivos das mensalidades, procedimentos para colação de grau e ritual religioso. Sendo assim, e considerando também que o setor de eventos é uma área potencial de atuação dos turismólogos, o grupo propõe a realização de uma palestra, onde serão apresentadas as visões de profissionais já atuantes em empresas que organizam festas de formaturas e de estudantes que fizeram parte de comissões de formatura. O público-alvo, estudantes universitários, principalmente de turismo, teria então a oportunidade de confrontar as experiências e decidir se recorrem a ajuda profissional, ou se deveriam lançar-se aos desafios de organizar um evento por conta própria sem, contudo cair no amadorismo.

Objetivo Geral

Proporcionar aos estudantes uma visão profissional do setor de Eventos, enfocando o processo de organização de formaturas.

Objetivos Específicos

Confrontar as experiências de profissionais atuantes da área e de estudantes que fizeram parte de comissões de formatura;
Dar dicas de ações a serem realizadas pelas comissões, com o intuito de tornar o evento mais viável;
Proporcionar uma análise crítica fundamentada nas visões e experiências apresentadas pelos respectivos profissionais e estudantes atuantes na área;
Estimular os estudantes com a prática que envolve a organização de formaturas e ou eventos diversos.

Missão

Contribuir para a formação e o crescimento profissional dos alunos da Escola Superior de Turismo da PUC Minas através da explanação sobre um possível segmento de mercado ainda pouco explorado pelos profissionais e estudantes da área, a fim de ampliar as perspectivas de atuação e proporcionar uma integração entre alunos e mercado.

Programa da Palestra
(ainda não definitivo)

Data: 20 de maio de 2008
Horário de Início: 9 horas e 10 minutos (o credenciamento começará às 8 horas e 50 minutos.).
Horário de Término: aproximadamente às 10 horas e 30 minutos.
Local: Auditório do IEC no Prédio da PUC Minas na Praça da Liberdade. Endereço: Avenida Brasil, 2023, 7° andar.
Público-alvo: 4º, 5º e 6º períodos do curso de Turismo da PUC Minas.
Palestrantes: Ainda serão definidos. (com a definição haverá um pequeno histórico de cada palestrante.). A expectativa é trazer de dois palestrantes (um profissional atuante e um estudante que atuou na comissão de formatura). Cada um terá trinta minutos aproximadamente para fazer uma explanação sobre as respectivas atuações e logo após será aberto ao público o direito a perguntas. Esse tempo de perguntas será limitado, uma vez que temos um horário a se cumprir. Caso não haja perguntas ou sobre tempo, os palestrantes poderão fazer as considerações finais.

Já o evento que tem previsão para realização no próximo ano (2009), tem como tema central “Esquina (In)Comum: obras desconhecidas de lugares comuns”.

Justificativa:Este surgiu da idéia de criar roteiros culturais em Belo Horizonte, tendo como ponto de partida uma exposição de artistas de variadas expressões culturais que ainda são desconhecidos do grande público. A idéia da exposição vem conjugada com a de um workshop onde o público teria a oportunidade de conhecer maiores detalhes da criação de cada artista, criando dessa forma uma integração benéfica entre ambos e uma maior valorização da obra. O nome do blog surgiu a partir da idéia da realização desse evento, previsto para acontecer durante uma semana. Esquina (In)comum seria este lugar, ainda desconhecido do grande público, porém comum a todos os moradores, e que no final formam a imagem da grande BH!

Objetivo Geral

· Divulgar obras desconhecidas do grande público que retratam aspectos de Belo Horizonte e/ou de seus moradores.

Objetivos Específicos

· Explorar turisticamente as obras dos artistas belo-horizontinos através da elaboração de roteiros temáticos;
· Criar oportunidades de divulgação de obras ainda não conhecidas ou reconhecidas;
· Valorizar os artistas que tratam de Belo Horizonte em suas obras;
· Aumentar o leque de ofertas turísticas da cidade.

Missão

Ser um mecanismo de incentivo, tanto aos artistas ainda desconhecidos quanto a própria população de Belo Horizonte, à maior valorização do patrimônio artístico ainda pouco explorado.


Programa do Evento
(ainda não definitivo)

Data: de 8 a 11 de dezembro de 2009.
Dias 8 e 9: exposição e workshop a partir das 13:00h às 17:30h.
Dias 10 e 11: exposição e workshop a partir das 09:00h às 13:00h.
Atividade opcional: dia 11: visitas com roteiros elaborados logo após o almoço às 14:30h.
Local: Serraria Souza Pinto, Endereço: Avenida Assis Chateaubriand, 809, 30150-101 Belo Horizonte – MG.
Público-alvo: a ser definido
Artistas: Ainda serão definidos (com a definição haverá um pequeno histórico de cada palestrante.).
Será feita uma minuciosa pesquisa a respeito dos artistas, em geral, conterrâneos e que fazem referência à Belo Horizonte em seus trabalhos.

Capítulo 3 - Benefícios aos patrocinadores e cotas de patrocínio

O primeiro passo para definir as cotas de patrocínio é listar todas as possibilidades de benefícios que podem ser oferecidos. Esses benefícios devem estar relacionados a um ou mais objetivos principais do evento: exposição da marca, relacionamento e venda. Para escolher a oferta adequada de benefícios, é aconselhável seguir algumas regras propostas pelo autor.

EXPOSIÇÃO DA MARCA

a) Divulgação na mídia: vantajoso para os patrocinadores desde que um limite seja estabelecido, pois o excesso de marcas e logotipos causa poluição visual e tira o principal benefício que é a exposição da marca. Os patrocinadores que tem uma maior participação financeira devem ter um espaço maior nos anúncios de divulgação.
b) Assessoria de imprensa: Os benefícios começam nos agradecimentos aos patrocinadores por parte dos atores principais do evento. Um meio muito utilizado para usufruiu o máximo de benefício é incluir material institucional dos patrocinadores no press release do evento. Dessa forma é demonstrado o interesse dos promotores em que os patrocinadores também se sintam donos do evento.

c) Peças de divulgação: Exposição mais restrita que inclui emails, website com um um link exclusivo, folders, convites impressos e apresentações de slides.

d) Merchandising: Deve-se ter uma atenção redobrada nesse item para não se limitar excessivamente os benefícios advindos para os patrocinadores. Muitos se restrigem a quantidade de banners e folhetos a serem entregues. Dependendo das cotas de patrocínio, pode haver também uma competição visual entre os patrocinadores. Contudo, há várias possibilidades inovadoras de merchandising:
• Inserção da logomarca em material de sinalização. Todos os materiais deverão seguir uma padronização visual. Leva-se em conta a cota do patrocinador para estipular o posicionamento e o tamanho da logomarca.
• Distribuição de material promocional da empresa. Folhetos institucionais ou lâminas de serviços e produtos nas pastas dos participantes. Todos padronizados e limitados.
• Entrega ou sorteio de brindes. Ação que gera simpatia ao mesmo tempo que apresenta os produtos e serviços. Ação muito lucrativa não apenas para os patrocinadores como também para os promotores do evento, dependendo é óbvio da qualidade e da estratégia de distribuição dos brindes.
• Divulgação de vídeo. Apresentação de vídeos institucionais, normalmente no auditório principal do evento. Não é muito utilizado por alguns motivos, tais como: atende a um número restrito de patrocinadores, se não cai no desagrado do público; os patrocinadores poderão ofuscar a marca dos promotores, dispende um tempo que poderia ser utilizado em favor do evento.
• Menção do patrocinador. Durante todo o evento o nome dos patrocinadores é citado.

e) Patrocínio do translado: cotas de patrocínio durante todo o trajeto dos meios de transporte. É tido como extremamente vantajoso pois a marca dos patrocinadores é a primeira a entrar em contato com os participantes.
f) Patrocínio do keynote speaker: é o patrocínio do principal palestrante. Essa cota inclui os custos de estada, transporte e refeição. É importante atentar-se para que o tema da palestra esteja em sintonia com o patrocinador.

PALESTRAS DURANTE O EVENTO

Através das palestras o patrocinador pode fazer a apresentação de seus produtos e serviços, criando maior proximidade com o público-alvo. È preciso que se organize os horários, o conteúdo, a duração e os recursos necessários a cada palestra com antecedência.

ESTANDE OU ESPAÇO EXCLUSIVO

Deve-se apresentar um layout do local de exposições para que o patrocinador possa escolher seu estande de acordo com critérios de cotas, ordem de chegada e/ou reincidência do patrocínio.

AÇÕES SOCIAIS E DE ENTRETENIMENTO

Os benefícios relativos a cada atividade social ou de entretenimento seguem abaixo:
a) atividades esportivas: exposição da marca nos equipamentos e locais, contratação de personalidades do esporte, etc.
b) almoços, jantares, coffee breaks ou coquetéis: merchandising nas ,mesas, copos, guardanapos, escolha do cardápio, contratação de um chef renomado de cozinha, etc.
c) salas de relaxamento e beleza: garantem ao patrocinador uma imagem distinta, de preocupação com o bem-estar dos convidados.
d) shows: distribuição de brindes, apresentação de vídeo e citação, por parte do artista, do patrocinador durante sua apresentação, exposição da logomarca no palco.
e) Cursos de aperfeiçoamento de pessoal: exposição da marca no local, menção por parte dos instrutores ou palestrantes, entrega de brindes, etc.
f) Sala de internet: padronização das telas de abertura e de descanso dos computadores, padronização da home direcionada à pagina do patrocinador, etc.

ESTRATÉGIA PRÉ E PÓS-EVENTO

Para as empresas patrocinadoras o mailing list é de extrema importância, no momento de se organizar ate mesmo se planejar o pós-evento. As empresas promotoras devem dar um suporte a seus patrocinadores na hora de montar estratégias, adquirindo, assim também, maior credibilidade com ele.
Algumas idéias de ações pós-evento que podem ser oferecidas aos patrocinadores:
a) Mais do que um RSVP: a fim de melhor se preparar para interagir com os convidados, o patrocinador deverá contar com uma fonte rica de dados sobre o perfil do público-alvo. Assim pode-se fazer através de pesquisas de perfil, pesquisas específicas para o evento, pesquisas de lembrança da marca e pesquisas de conteúdo.
b) Contato pré-evento: de posse das informações do perfil dos convidados por meio do RSVP, o patrocinador pode interagir com os confirmados ainda antes da data do evento através do envio de material promocional do patrocinador antecipado; reforço do convite através de uma carta personalizada; envio de brindes inovadores e pesquisas de conteúdo.
c) Mailling dos participantes: na lista de convidados é preciso informar aspectos relativos ao interesse do participante durante o evento, assim os patrocinadores poderão interagir após o evento.
d) Envio de material: o patrocinador pode ter interesse em enviar aos participantes uma carta de agradecimento, personalizada com relação ao destinatário e ao conteúdo, após o evento.
e) Pós-evento: uma tática para manter o relacionamento com os participantes é a fomentação e a formação de comunidades congregando participantes que tenham mostrado interesse por determinado assunto. Pode-se promover uma seqüência de encontros para dar continuidade a discussão de um tema que não tenha se esgotado no evento, oferecer treinamentos específicos para grupos de uma mesma área, discutir e buscar caminhos e soluções para problemas levantados durante o evento, manter hábitos comuns de consumo, promover competições esportivas, manter interesses culturais em comum, oferecer visitação à empresa patrocinadora, etc.
f) Administração do mailing e das ações: o promotor deve organizar todas as atividades antes, durante e após o evento, e o gerenciamento de todo o relacionamento gerado a partir dessas atividades ate o fechamento de negócios e a manutenção dos clientes.

AVALIAÇÃO DO EVENTO

O resultado da avaliação do evento, com diversas análises dos participantes ou do evento como um todo, é certamente vantajoso para promotores e patrocinadores. Assim, podem entender pontos fortes e fracos que servirão de melhoria para os próximos eventos.

Definição de "Traslado" e "Translado".

É importante ressaltar a dificuldade de se encontrar informações precisas referentes a esses termos.
Segundo a enciclópedia Larousse Cultural, ambos possuem o mesmo significado:

TRANSLADO -> Translação de uma festa, transferência de uma festa de uma data para outra. II Translação de relíquias, deposição de relíquias de um santo em uma igreja no dia de sua dedicação; festa que recorda a cada ano essa translação.

TRASLADO = Translado.

Já no dicionário Silveira Bueno, os significados apresentam diferenças, uma vez que TRANSLADO é considerado por algum transporte e TRASLADO é dado pelo ato de trasladar (transferir; mudar de um lugar para outro; transportar; traduzir; adiar; copiar; transcrever; passar-se; mudar-se; retratar-se.)
Fica a dúvida referente a esses conceitos.

Capítulo 2: "A Estruturação da Idéia de um Evento em projeto"

No presente capítulo serão expostas as fases procedentes à idéia e estruturação do projeto de um evento a ser executado. Abordaremos desde o conceito do evento ate a escolha de seu formato e as suas particularidades.

Determinação do Conceito de Eventos

Para se determinar tal conceito, primeiramente é necessário se definir três itens principais:

O tema central – é o próprio título do evento ou sua descrição mais elaborada. Há certa dificuldade em se definir um título diferenciado e ao mesmo tempo atraente a um evento. Exige-se bastante cuidado na escolha deste tema, pois ele pode garantir ou não o seu sucesso, e também disto dependerá a motivação dos patrocinadores em investir na idéia. Por isso, quanto mais especifico for, maiores são as chances de encontrar empresas que se interessem em patrocinar o evento.

Missão – é a razão da existência do evento, Tem de ser duradoura e capaz de traduzir seu principal propósito e ainda sua forma de contribuição para sua área. É importante lembrar que a missão não pode ser confundida com objetivos. Para se obter sucesso, é preciso que todo o pessoal envolvido na organização e planejamento do evento, tomem conhecimento de sua missão para o executarem sob o mesmo parâmetro.

Objetivos – consistem em mensurar os mecanismos que se pretende utilizar para alcançar os resultados do evento para, posteriormente, repassá-los aos patrocinadores.

Objetivo principal – deve definir se o objetivo principal é: o relacionamento, a divulgação da marca ou a execução de negócios e venda. Apenas um destes deve ser destacado para que não se afastem do principal foco de seus clientes.

Objetivos secundários – são os objetivos que abordam as razões pelos quais os patrocinadores devem investir. Isto pode atrair também outras empresas que se interessem pelos objetivos específicos do projeto a fim de aplicar mais investimentos.

Identificação do Público-Alvo e do Perfil dos Convidados

A definição do público-alvo consiste na escolha de quais os seguimentos serão atingidos no evento através da localização geográfica, perfil das empresas ou convidados do mesmo. E deve ainda corresponder às expectativas traçadas nos objetivos. Primeiramente o promotor deve decidir se o evento irá atingir a esfera de pessoas físicas ou jurídicas. Assim ele pode, posteriormente, traçar uma única estratégia de divulgação e comunicação, um formato único de evento e de arrecadação de verba e também um único sistema de avaliação deste.

A definição do público-alvo de um evento corporativo é composto de:

Expectativa e objetivo do número de empresas participantes;

Segmentação das empresas convidadas;

Expectativa e objetivo do numero de profissionais;

Segmentação dos profissionais convidados.

Já a definição do público-alvo de um evento destinado à pessoas físicas é estimada mais na quantidade de público esperada e as características desejadas e comuns dos convidados. Portanto, são compostas por:

Expectativa e objetivo do numero de participantes;

Segmentação dos convidados;

Expectativa de audiência durante todo o período de divulgação e transmissão do evento.

Escolha do Formato do Evento

Devemos definir o formato do evento que se adapte ao conceito e ao seu público-alvo, de acordo com os seguintes itens: data; local; atividades; programa.

Escolha da data: A data deve atender a convidados, patrocinadores e promotores, tomando os devidos cuidados quanto à pesquisa de datas comemorativas, eventos concorrentes, dias mais apropriados da semana, datas de fechamento de vendas das empresas e a sazonalidade.

Definição do local: Para se decidir quanto ao local mais adequado para um evento, devemos, primeiramente, verificar se o espaço combina com a “cara” do evento, observando itens como a região geográfica e o nível socioeconômico dos convidados. Posteriormente, devemos analisar se o local possui uma estrutura adequada para a execução deste evento. E por fim, é necessário que o local escolhido seja economicamente viável, oferecendo um custo/beneficio condizente com o orçamento disponível.

Atividades

Palestras: é importante que, para se contratar um ou mais palestrantes, o promotor utilize de um serviço especializado que já possui um catálogo de palestrantes com a disponibilidade e custos, e se encarregue de todas as responsabilidades ligadas a ele. Após isto, é necessária uma reunião de briefing, para que o palestrante esteja a par das informações essenciais à condução de sua palestra sendo coerente com o restante do conteúdo do evento. Se for desejável promover uma discussão aberta entre mais de um palestrante é preciso planejar painéis de discussão e mesas de debates.

Reuniões: o patrocínio das empresas para o projeto é de grande importância. Por isso, reuniões com fornecedores são necessárias para poder atrair investimentos.

Ações sociais, culturais e de entretenimento: momentos de lazer são uma boa oportunidade de interação entre patrocinadores e publico convidado. Estes momentos podem ser proporcionados através de atividades esportivas; almoços, jantares, coffe breaks, coquetéis; salas de relaxamento; shows; cursos de aperfeiçoamento pessoal; salas de internet; visitação exclusiva.

Estandes para exposições e vendas: Dependendo do objetivo do evento, o estande pode desempenhar papeis diferentes, seja para a exposição ou comercialização de produtos ou serviços ou para comercializá-los. E em relação ao tamanho do espaço, há três possibilidades que podem ser escolhidas: estandes padronizados; estandes customizados, com estrutura construída pelo organizador do evento; ou estandes customizados com estrutura definida e implementada sob responsabilidade do patrocinador.

Programa

O programa geral é definido de acordo com as atividades do evento, e nele devem constar: dias de duração; horários de início e término; palestrantes e pequeno histórico de cada um deles; resumo de cada palestra com tópicos-chave; ambiente onde será apresentada cada atividade; horários e locais das refeições; atividades paralelas.

EXEMPLOS RECENTES

Evento - Oi Noites Cariocas: Evento organizado pela operadora de telefonia celular OI na cidade do Rio de Janeiro. O evento foi executados em varios espaços onde foram feitas shows com cantores famosos e consagrados pelo publico jovem (publico-alvo), com a intençao de promover a marca proporcionando entretenimento aos convidados.

Evento - Oscar 2008: Evento promovido no Teatro Kodak na cidade de Los Angeles, EUA, que premia os melhores filmes pela Academia de Artes e Ciências Cinematográficas de Hollywood, contou com a presença de varios atores, diretores, roteiristas, entre tantos outros profissionais envolvidos nesta area.

Capítulo 1 - Geração, Seleção e Teste de Idéias para Eventos

O dinamismo do mercado, impulsionado principalmente pelo avanço tecnológico, obriga as empresas a (re)modelarem o perfil de atuação. É preciso implantar estruturas flexíveis, criativas e abertas a inovação que consigam criar novos negócios e buscar a sobrevivência dos produtos lançados. Esse quadro é perceptível em todos os segmentos de mercado, inclusive no setor de eventos. Este se apresenta mais influenciado, uma vez que por natureza precisa ser diferenciado e criativo para se posicionar na mente do público-alvo de forma marcante.
Bons eventos nascem de boas idéias. O óbvio, no entanto nem sempre é fácil de seguir. A busca de eventos implica na criação de várias idéias. Para identificar a melhor, ou mais adequada para o momento, é preciso submetê-las a um processo estruturado em três etapas: geração, seleção e teste.
A geração de idéias surge de fontes variadas. Porém para que se atinja o melhor aproveitamento possível, algumas técnicas devem ser seguidas. Estas perpassam pela observação, auto-análise, leitura, brainstorming e network.
A geração de idéias pode surgir de dois tipos de fontes distintas: as internas e externas. As internas surgem dentro da própria empresa, de maneira formal e estruturada, através de pesquisas, caixas de sugestões, promoções de brainstorming ou de maneira informal através de conversas nas áreas de venda, suporte e atendimento a clientes da empresa. As fontes internas são responsáveis por 45% das idéias de novos produtos.

Já nas fontes externas, o mais comum é buscar novas idéias nos concorrentes, observando os eventos realizados, reportagens, noticiários etc. Os clientes que deveriam ser a fonte principal da geração de idéias são responsáveis por apenas 28% dos produtos lançados. Outros exemplos de fontes externas são os fornecedores e parceiros de negócios.
Após gerar as idéias, é preciso selecioná-las. Normalmente apenas uma, ou poucas idéias, podem ser escolhidas naquele determinado momento. Portanto, o primeiro passo para a seleção é definir o que naquele momento é o melhor para empresa. Essa definição é feita através da observância dos recursos necessários, pontos fracos e fortes, relação com a imagem da empresa e futuras tendências.
Para selecionar as idéias, o autor propõe processos que se utilizam basicamente de dois critérios: demanda e competência interna. O primeiro visa aspectos externos à empresa como, perfil social e econômico da demanda. O segundo critério, competência interna é mais abrangente pois aborda a capacidade de execução de idéias, a presença de recursos e parceiros e a viabilidade do projeto.
Contudo, a autora chama a atenção que esses critérios são apenas a base para uma discussão mais ampla e apresenta um esboço com as idéias distribuídas em quatro quadrantes.
As idéias que se posicionam no primeiro quadrante são as que devem seguir no processo de seleção. As do segundo quadrante necessitam de altos investimentos, por isso devem ser analisadas criteriosamente. O terceiro quadrante é destinado para as idéias que se destinam a explorar um novo nicho de mercado, porém o valor das receitas não será muito elevado. Por último o quarto quadrante é o lugar das idéias que devem ser descartadas.
Após as escolha da melhor idéia, a autora sugere testar o grau de inovação. Para isso uma metodologia com seis questões é proposta. Cada resposta equivale um grau de inovação que varia do nível baixo para o alto.
Antes de executar a idéia escolhida é preciso testá-la. No setor de eventos, esse teste é feito através de material impresso onde a estratégia, o objetivo, o público-alvo e as características dos eventos são descritas. Com esse material em mãos, visitas a parceiros e clientes devem ser feitas para colher informações. Também se utiliza nessa etapa um roteiro de entrevistas.
Concluída a etapa de seleção, o promotor passa agora a estruturação da idéias selecionada.

Eventos: como criar, estruturar e captar recursos. (Maria Cecília Giacaglia)

INTRODUÇÃO.

“Eventos: como criar, estruturar e captar recursos”, escrito por Maria Giacaglia vai retratar as novas exigências propostas nesse setor, uma vez que a qualidade da organização ainda não é a ideal, não correspondendo dessa forma, ao aumento de realização de eventos. Essas exigências surgiram a partir da junção de requisitos aos conhecimentos necessários de alguém que se dispusesse a organizar eventos, tendo como finalidade minimizar os problemas.
De que adianta o setor de eventos crescer, se ele for feito sempre de uma forma repetitiva e sem propor inovações? Os eventos devem ser feitos de uma forma planejada.
A autora também aborda um breve histórico desse setor. Os eventos relacionados a negócios foram os pioneiros, tanto no Brasil como nos EUA. Desenvolvendo-se de forma rápida e se expandindo cada vez mais. Esse desenvolvimento se deu em apenas 50 anos e esse tipo de evento até hoje passa por mudanças significativas.
A Feira Nacional da Indústria Têxtil, realizada no Brasil em 1958, foi a primeira feira de negócios no país, iniciando-se assim o sucesso desse setor. Em conseqüência disso em 1970 foi inaugurado o complexo Anhembi, com o Salão do Automóvel.
Outros tipos de eventos com finalidades variadas, como comercialização de produtos e serviços são mais recentes no Brasil.
Até 1990 as feiras brasileiras foram consideradas como eventos institucionais.
A autora apresenta um fluxograma das etapas de um evento conforme discussão apresentada no livro, além das principais idéias abordadas que cada capítulo irá retratar.
Perguntas importantes sobre esse setor poderão ser respondidas após a leitura do livro, abrangendo a geração da idéia, estruturação do projeto e venda do projeto.

Aula Inaugural

O Curso de Turismo da PUC Minas, promove todo ínicio de semestre, uma acolhida aos novos alunos através da "Aula Inaugural". Essa Aula é geralmente uma palestra ou seminário proferida pelos diversos profissionais ligados a atividade turística. Para Aula Inaugural do 1º semestre de 2008, foi convidada a turismóloga, diretora de Produtos Turísticos da Secretaria de Turismo do Estado de Minas Gerais, Fernanda Fonseca.

Pode-se destacar, como pontos positivos da Aula Inaugural:

• Assuntos abordados de extrema relevância para os planejadores de Turismo.


• Informações sobre as atividades da SETUR: o que está sendo implantado, quais são as previsões para o futuro, quais as políticas estão sendo seguidas, qual é a opção para melhor estruturação dos circuitos e produtos turísticos;


• Interesse pelo tema de alunos de outros cursos;


• Possível estreitamento de relações entre a Universidade e a SETUR;


• Presença do prof. Padre Márcio, representante do Instituto de Ciências Humanas. Fato que demonstra a importância do Curso de Turismo para a PUC Minas.

Contudo, analisando criticamente todos os fatores envolvidos na Aula Inaugural, alguns pontos podem ser ainda mais trabalhados:

• Presença de um número maior de alunos;


• Exposição mais crítica do tema abordado, pois apenas as facilidades foram citadas;


• Uso de apenas um material didático para exposição do tema. Slides são cansativos e dispersantes.

Em um balanço geral, a Aula Inaugural apresentou um saldo positivo que demonstra que o Curso de Turismo têm ambições de buscar novos conhecimentos, também externos a sala de aula.

Diário de Bordo - 1ª aula de Eventos

Para a disciplina de Eventos do 5º período do curso de Turismo da PUC Minas, foi proposta a criação de um blog onde serão postadas as etapas de criação de eventos organizados pelos alunos e exercícios direcionados à correção do professor da disciplina, Edmundo de Novaes Gomes.

Decidiu-se, portanto, pela realização de uma palestra voltada para empresas especializadas em festas de formatura devido à possibilidade desta ser uma grande área de atuação para estudantes de Turismo ainda pouco explorada.

Outro evento que será trabalhado pela equipe criadora desse blog, é uma semana dedicada aos artistas belohorizontinos ainda não conhecidos pelo público cujas obras sejam voltadas exclusivamente para a cidade e/ou seus moradores. Neste evento, além de conhecer as obras dos artistas, os participantes terão a oportunidade de aprender como os trabalhos são criados , em uma espécie de workshop. Posteriormente, essas obras poderão ser exploradas turisticamente, uma vez que retratam uma Belo Horizonte artística, proporcionando um atrativo diferencial para os turistas. O nome do blog surgiu a partir da idéia da realização dessa semana. Esquina (In)comum seria este lugar, ainda desconhecido do grande público, porém comum a todos os moradores, e que no final formam a imagem da grande BH!

O primeiro evento acontecerá ainda no primeiro semestre de 2008, já o segundo está sendo planejado para o ano de 2009.