Experiência na aquisição de patrocínio
Para conseguir patrocínios o vendedor precisa conhecer a mente do comprador, só assim ele terá argumentos reais para convencê-lo a comprar o produto ofertado. Ao assumi a posição do comprador, o vendedor se torna mais convincente e o entendimento flui mais fácil entre as partes envolvidas. Essa nova postura pode ser aprimorada através do treinamento.
Outro passo para se vender um evento é conhecer o mercado. O conhecimento pode ser adquirido através de experiências, contudo é fundamental que quem se proponha a trabalhar nesse ramo, passe por constantes atualizações. Dessa forma, sempre se terá um balanço com números reais, noção de concorrência, inovações na comercialização e estratégias na tomada de decisão. Giacaglia chama atenção que para conhecer a atuação do mercado, primeiramente deve-se conhecer a organização dos eventos.
Estudo do projeto
Giacaglia chama atenção que para conhecer a atuação do mercado, primeiramente deve-se conhecer a organização dos eventos, ou mais especificamente, conhecer bem o evento que está sendo trabalhado. Para isso é preciso saber dos objetivos do evento, quais atividades serão desenvolvidas durante quais estratégias estão sendo traçadas para alcançar as metas. Dessa forma, o vendedor estará apto a responder a questão central que permeia o patrocínio: “Que valor esse evento me trará?”.
Após a estruturação do evento, um documento deve ser elaborado de forma a descrever a sua estrutura básica. Esse documento será utilizado para a negociação com os possíveis patrocinadores e pode ser desenvolvido de quatro maneiras principais:
· Impresso redigido em software próprio para o texto;
· Slides em softwares próprios para apresentação;
· Folheto com impressão gráfica;
· Revista própria.
A melhor escolha do formato é aquele que atenda aos objetivos para arrecadação de verbas e ao tipo do evento. Apresentações mais sofisticadas devem ser realizadas para eventos que pretendam arrecadar um alto valor para patrocínio. Essas maneiras apresentam uma característica em comum, devem ter documentos sucinto de forma a não chatear o leitor com muitos dados, e ao mesmo tempo deve ser completo.
Estrutura básica:
· Apresentação institucional da empresa promotora;
· Conceito do evento;
· Dados que justificam o evento;
· Público-alvo e perfil dos convidados;
· Formato do evento;
· Cotas de patrocínio, benefícios e valores;
· Outras informações que fazem toda a diferença.
Apresentação institucional da empresa promotora
A apresentação da empresa deve ser escrita em poucos parágrafos. Se a empresa for nova, o histórico pode ser dos seus fundadores. Essa apresentação deve demonstrar que a empresa está apta a executar o evento. Aquelas que já possuem uma experiência com eventos encontrarão maior facilidade em atrair a atenção dos possíveis patrocinadores.
Conceito do evento
O conceito do evento é construído juntamente com a estruturação do projeto. Ele deve conter não mais que quatro parágrafos:
· Tema central;
· Missão;
· Objetivo principal do evento;
· Objetivos secundários;
· Público-alvo.
Dados que justificam o evento
Os dados que foram utilizados no processo de geração, seleção e teste de idéias, podem ser utilizados para a apresentação do evento aos patrocinadores, uma vez que comprovam a relevância do evento e sua tendência marcante no mercado.
Também são utilizados para justificar o evento, dados obtidos por institutos especializados em pesquisas. Caso esses dados não sejam encontrados, se recorre a outras fontes, como artigos publicados sobre o tema. Outro recurso utilizado, a realização por conta da própria empresa de uma pesquisa que comprove a importância do evento.
Público-alvo e perfil dos convidados
O perfil do público-alvo deve ser detalhado, assim como as características em comum dos participantes convidados. Esses convidados podem estar cadastrados em uma lista, que posteriormente servirá de mailiing para futuros eventos. A lista mesmo que ainda não permanente, pode ser apresentada aos patrocinadores para que eles opinem sobre ela.
O público total do evento é conseguido pela estimativa do número de público, o perfil mais a audiência prevista na mídia.
Formato do evento
Retrata a visualização do projeto para o patrocinador, é a deixa para ele achar uma forma de ação personalizada, ainda não enxergada pelo próprio promotor. Deve conter as seguintes informações:
· Local: qualidades previamente avaliadas que combinem com o formato do evento e tenha a infra-estrutura adequada. Deve conter o endereço completo, mapas, referências, distâncias de pontos estratégicos, características do local e justificativa da escolha. Caso o local seja um atrativo do evento, vale ilustrar a descrição com fotos.
· Data: deve estar impressa na capa do documento. Caso o evento tenha mais de um dia de duração, ele pode ser dividido para receber públicos distintos. Caso haja essa variação, ela deve esta descrita no programa do evento.
· Atividades: Todas as ações devem ser descritas, mesmo quando o evento tem um período curto. Essa parte descreve as possibilidades de interação entre patrocinadores e participantes.
· Palestrantes: Informações sobre cada palestrante, histórico e motivo pela escolha.
· Programa: Deve ser capaz de passar todas as informações do evento para os patrocinadores. Muitas vezes essas informações ultrapassam o período do evento, explicitando também o pré e o pós evento. O programa pode ser provisório, desde que o patrocinador seja avisado de todas as atualizações.
Cotas de patrocínio, benefícios e valores
Deve contar com os seguintes elementos:
· Benefícios oferecidos: descritos de forma clara e abrangente, com o maior número de informações essenciais possíveis. È preferível poucos e efetivos benefícios a muitos, porém pouco representativos.
· Número de cotas, valor de investimento e condições de pagamento: valor do investimento, número de cotas previsto para cada modalidade. Esses uma vez definidos, não podem ser modificados. Uma opção de atrair os patrocinadores é oferecer condições especiais de pagamento ou construir um valor único com benefícios exclusivos.
· Condições de pagamento: a) parcelado, com reserva antecipada – comumente usado em eventos que já aconteceram pelo menos uma vez. È marcada pela grande procura de patrocinadores. O patrocinador efetua um pagamento inicial com um ano de antecedência e parcela o restante. b) pagamento à vista, com desconto – raramente utilizado, pois envolve um alto desembolso financeiro. Para ser mais atrativo, esse tipo de pagamento oferece descontos maiores que as taxas de juros do financiamento. c) duas parcelas iguais, sendo a primeira na assinatura do contrato e a segunda após o evento – similar a reserva, porém sem desembolso financeiro, uma vez que parte do pagamento e efetuada na assinatura do contrato e o restante após a realização do evento. d) parcelado, conforme negociação dos prazos – nessa opção o promotor deve respeitar o fluxo de caixa possível do patrocinador e ter a flexibilidade financeira para receber em parcelas, mesmo que, muitas vezes, com datas e valores desiguais.
· Construção de uma proposta única de valor: duas formas – (1) projeto padrão que atenda as todos os objetivos e necessidades dos patrocinadores; (2) projeto único para cada objetivo e necessidade de cada um dos patrocinadores.Essa última é a mais adequada, porém mais difícil de ser desenvolvida, pois precisa de algumas características do promotor: capacidade de ouvir, flexibilidade, criatividade, estrutura financeira e planejamento comercial.
Outras informações que fazer toda a diferença
Participantes confirmados
Manter os patrocinadores informados sobre as atualizações do número de público. Não é conveniente apontar os nomes de alguns participantes, pois caso estes não compareçam, os patrocinadores podem ficar chateados.
Uma tática utilizada pelos patrocinadores é firmar uma cláusula no contrato que obrigue o promotor atingir um determinado número de participantes. Caso esse número não seja alcançado, o promotor fica obrigado a dar desconto ao patrocinador.
Patrocinadores confirmados
Anunciar os contratos já fechados pode ajudar nas negociações, desde que obedeçam alguns cuidados:
· Perfis semelhantes: desperta a confiança das outras empresas.
· Empresas concorrentes: primeiramente deve-se analisar a reação das outras empresas. A presença de um concorrente pode facilitar a concorrência, já que desperta o instinto competitivo das outras. Porém anunciar o concorrente invalida a possibilidade de exclusividade.
· Empresas parceiras: a participação de empresas parceiras em determinado evento aumenta em muito as possibilidades de negócios e de exposição de cada uma.
Caso a empresa ainda não tenha fechado nenhum patrocínio, pode recorrer à divulgação dos nomes pretendidos e dos em fase de andamento.
Um comentário:
Que resumão! Mas vocês são sensacionais!
Postar um comentário