Capítulo 9 - A avaliação do projeto

Todo empreendimento requer cuidadosa avaliação. Essa avaliação interessa o promotor, responsável pelo seu planejamento, organização e execução; os patrocinadores, que, por razões próprias, contribuíram sobremaneira para que o evento se viabilizasse; e outros profissionais que colaboraram.
Embora os eventos não sejam concebidos para se aprender a como realizá-los, o responsável sempre extrairá lições dos pontos positivos e negativos.
O patrocinador precisa saber se o investimento teve o retorno desejado, de acordo com os seus objetivos, previamente explicitados, e que não são necessariamente os mesmo do promotor do evento. Quanto mais claros e explícitos esses objetivos, mais fácil a avaliação final do evento. A avaliação, tanto para o promotor do evento como para seu patrocinador, somente terá sentido se os resultados forem devidamente cotejados com os respectivos objetivos.
É importante também realizar uma avaliação do evento sem si. Para esse tipo de avaliação, deve-se tomar os itens da organização dos eventos, e verificar, em relação a cada um, o que funcionou muito bem, o que funcionou mais ou menos bem, o que funcionou regularmente ou o que não funcionou.

Avaliação dos pontos de vistas dos visitantes

São os aspectos de cada evento cuja avaliação feita pelos visitantes interessa ao promotor do evento e ao patrocinador. Há, por exemplo, o visitante VIP, o convidado, o interessado que participou por vontade própria, o que eventualmente passou pelo local e tem interesse no produto ou serviços objeto do evento, além daquele que se encontrava no local e, por curiosidade, adentrou estante.
A diferenciação por categorias será feita na apuração dos resultados, pois seria difícil administrar questionários ou roteiros de entrevistas diferentes para cada categoria de visitante.
O instrumento da pesquisa não deve ser muito extenso, há que se considerar fatores como cansaço e pressa.
Muitas vezes, um incentivo externo com um brinde ou sorteio pode propiciar a colaboração de visitantes que, de outra forma, tentariam esquivar-se.

Apresentação dos resultados aos patrocinadores

Finalmente, após tudo avaliado, é hora de discutir com o patrocinador os resultados, visando não só fechar a avaliação como também propiciar a venda da próxima edição ou do próximo evento organizado pelo promotor.
Essa discussão pode ser feita em diferentes etapas, sendo a primeira delas no local do próprio evento, seja durante a sua realização, seja logo após o seu termino, quando estão “quentes” as impressões gerais.