Capítulo 8 - Comunicação e venda do projeto

Uma vez gerada a idéia, estruturado o projeto do evento, tendo sido identificado o target de possíveis inventores, analisada a sua viabilidade financeira e realizado o seu planejamento comercial, o promotor do evento enfrenta então quiçá a parte mais difícil de sua tarefa: a venda do projeto a possíveis investidores. Torna-se necessário, então, haver grande capacidade de comunicação e habilidade para conseguir o intento.
Considerando que a vendo se dá em várias fases, a dificuldade na conclusão do negócio pode ser decorrente de falhas em alguma delas.

Fase I – Agendamento da visita

Embora se venha falando do promotor de eventos como de ele fosse uma única pessoa e agisse por conta própria, na realidade ele geralmente representa, sua atividade, toda uma empresa.
Da mesma forma, quando se fala em patrocinador, raramente ele representa a si mesmo ou patrocina com os próprios recursos.
A primeira fase das vendas consiste no agendamento da visita. Logo, o vendedor, para chegar a esse agendamento, precisa vencer a primeira barreira, normalmente uma atendente ou secretária, “real” ou eletrônica.
Então, uma fase que à primeira vista pode parecer simples – a de agendar uma vista – exige, entre outras coisas, a habilidade do vendedor de ultrapassar uma forte barreira. Há, entretanto, a possibilidade de achar brechas nessa barreira.O vendedor deve estar preparado para enfrentar essas questões. Saber o que falar, quando falar como falar é a chave do sucesso nesse primeiro contato. È por isso que se pode afirmar que o agendamento de uma reunião já é, por si só, uma venda.

Apresentação pessoal

Quando o vendedor for apresentar e apresentar a empresa que representa, ele deve se valorizar.
Uma forma de se valorizar é apresentando-se com seu nome e o da empresa completos.

Transpor barreiras de entrada

Alem das secretárias, é freqüente haver ainda outros interlocutores, como assistentes do chefe ou de um departamento.
Assim como procedeu ao se apresentar, o seu nome completo, sem formalidade.

Fase II – Primeira reunião

O plano do discurso já foi proposto na fase de planejamento da venda e deve ser colocado agora em prática. Ele deve ser breve e direto, sem muitas explicações sobre o evento para não dar margem a uma negativa antecipada.
Algumas regras são essenciais ao sucesso dessa fase:

• Empatia
• Conhecimento
• Abordagem consultiva
• Motivação

Fase III – A apresentação do projeto

O melhor momento.
Algumas regras são essenciais na preparação desse momento:

1. Tempo da apresentação. O tempo correto de apresentação do projeto que seria um tempo médio de 15 minutos para apresentar e outros 15 para responder a questões e dúvidas que possam surgir.

2. Infra-estrutura tecnológica. Quaisquer que sejam a ocasião e o local da apresentação. Deve-se utilizar sistemas antigos como retroprojetor, a maioria das empresas já possui, em suas salas de reuniões, projetores de alta definição. E, para prevenir possíveis falhas técnicas, vale ter um backup de toda a infra-estrutura.

3. Forma de apresentação. Ele pode ser uma apresentação em PowerPoint ou programas similares. Deve, portanto, abusar de imagens, tabelas e dados quantitativos que justifiquem o evento, além de evitar texto que não tem valores estratégicos.

4. Cópias da apresentação. É sempre necessário que se deixe cópia da apresentação para a empresa. Dessa forma, a pessoa que participou da reunião terá condições de analisar, com mais tempo, o projeto, consultando inclusive outras pessoas da empresa ou fora dela.

5 . Customização real. Se a apresentação for personalizada, assim ela deve ser percebida pela empresa. Não adianta simplesmente colocar o nome da empresa no slide introdutório e o conteúdo ser padronizado. Muitos promotores de eventos fazem assim. É preciso que o promotor avalie a viabilidade dessa personalização.

Fase IV – A negociação
Após a apresentação do projeto e da proposta comercial, selam padronizados, sejam desenvolvidos exclusivamente para aquele prospect, parte-se para a fase de negociação propriamente dita, duramente a qual o vendedor enfrentará uma série de objeções e questionamento.

1. Negativa firme e decidida: quando as objeções são muito fortes e fechadas, o vendedor está próximo do fracasso da venda, principalmente se receber uma negativa por e-mail ou por recado de alguém alheio à negociação.

2. Questionamento e negativas abertas. Quando o cliente efetua perguntas e levanta dúvidas ou objeções “flexíveis”, está demonstrando interesse, mas ainda há algo a resolver. É quando a negociação definitivamente começa.

Algumas regras para uma boa argumentação das objeções desse tipo são:
- Não brigar por posições. Ao receber um “não”, deve-se questionar o porquê, em vez de contra-argumentar.
- Não ficar preso a uma objeção. Durante a negociação, algumas objeções serão mais simples de resolver do que outras. Concentrar-se nelas é uma atitude mais sensata do que ficar tentando resolver uma objeção complicada que pode consumir horas e horas de discussão.

Fase V – Conclusão
O que têm em comum uma dama e um possível patrocinador?
Diz a piada que, se uma dama diz “não”, ela quer dizer “talvez”; diz-se “talvez”, quer dizer “sim” e, se diz “sim”, não é uma dama.
Fica aqui, portanto, um alerta para não contar com recursos que já não estejam em suas mãos. A negociação somente termina quando é feita a assinatura do contrato.

Fase VI – Follow-up
O vendedor pode contar com a obtenção do numerário que deseja com a assinatura do contrato, mas, para o bom promotor e para a empresa que ele representa, o processo de venda ainda não terminou.
O follow-up – é necessária para que o vendedor garanta a satisfação do cliente, levando-o a investir nas futuras edições do evento ou em outros organizados ou promovidos por sua empresa.
Durante o evento, ou logo após o seu término, é necessário que seja agendada uma reunião de follow-up com a utilização de um questionário formal de pesquisa ou de um roteiro de entrevista a ser aplicado a cada a cada um dos patrocinadores.