Capítulo 5- PREVISÃO DOS RESULTADOS DA ARRECADAÇÃO DE RECURSOS.

O capítulo 5 apresenta e discute sobre as diferentes fases percorridas pelo promotor na venda de um projeto, são eles:

• Suspects. Se corresponde pelos investidores potenciais, empresas e pessoas integrantes do universo target de patrocínio.
• Prospects. O primeiro contato obtido pelo vendedor do projeto com as empresas e pessoas. Pode ser por telefone, pessoalmente ou por e-mail e que, portanto, são potenciais investidores contatados.
• Leads. As empresas e pessoas que responderam ao primeiro contato e que demonstraram interesses por maiores informações do evento, são considerados como os principais investidores e interessados.
• Leads qualificados. São os potenciais investidores prontos a receber uma proposta. Empresas e pessoas de nível decisório, que demonstraram necessidade eminente com relação ao evento, adequação do projeto a essa necessidade e que têm orçamento dispónivel.
• Oportunidades. Proposta emitida ao decisor do projeto.
• Vendas. Por último temos as vendas que é o contrato efetivamente assinado.

O conjunto dessas fases, que deverá ser percorrida pelo promotor, desde o levantamento dos suspects até a conclusão das vendas, é chamado de funil de prospecção. A eficácia do promotor de eventos em transformar suspects, é marcado pela amplitude do funil. Quanto mais estreito esse funil, mais eficaz o promotor.

O ciclo de venda constitui-se no conjunto dessas fases do funil de prospecção e de acordo com cada tipo de empresa elas podem ter durações diferentes. GIACAGLIA mostra dois tipos de funis de casos fictícios de venda.

O primeiro apresenta um ciclo de vendas longo, por ser caracterizado pr uma amplitude larga. Já no segundo funil, o ciclo de vendas é curto e sua amplitude também é mais curta. Na tabela de comparação entre os resultados alcançados, de acordo com esses dois funis, é claro chegar a conclusão de que o ciclo de vendas no segundo caso foi mais bem-sucedida e com um gasto de custo da venda menor.

Logo após a criação de um funil de prospecção é necessário realizar o cálculo de cada uma de suas etapas. Para isso deve-se estabelecer os níveis de cotas e o valor médio de cada uma, assim como estimar o percentual de sucesso para cada etapa do funil.

É importante que o promotor do evento construa cenários e saiba simular os resultados obtidos.

EXEMPLOS DE FOLDERS

Capítulo 4- IDENTIFICAÇÃO, SELEÇÃO E PRIORIZAÇÃO DE PROVEDORES DE RECURSOS PARA A REALIZAÇÃO DE EVENTOS

Este capítulo trata da identificação do universo de possíveis patrocinadores, a seleção desse universo, a priorização das empresas dentro desse grupo e a previsão dos resultados da arrecadação de recursos.

MODALIDADES DE OBTENÇÃO DE RECURSOS PARA O FINANCIAMENTO DE EVENTOS
A concorrência cresceu muito para os que procuram patrocínio. Já para os patrocinadores, com muitas opções, encontraram o problema de fazerem as melhores escolhas, aquelas que tragam maiores e melhores retornos para seu investimento. Patrocínio, co-patrocínio, patrocínio com as leis de incentivo fiscal, parceria, apoio e venda de ingressos, são fontes para obtenção de recursos, e a escolha por uma ou mais dependerá de três aspectos: as características da empresa, o objetivo da empresa com a arrecadação da verba e as características do evento.
Patrocínio. É a transferência de recursos financeiros de um patrocinador para um promotor para a realização de um evento ou de uma ação com finalidades promocionais, publicitárias ou de retorno institucional.
Patrocínio com leis de incentivo fiscal. Esta é baseada na troca de recursos de patrocínio por abatimentos nos impostos da empresa utilizando-se das leis de incentivo fiscal e só pode ser oferecida aos projetos culturais ou do terceiro setor. É necessário verificar a aplicabilidade de cada lei.
Co – patrocínio. Quando duas empresas compartilham uma cota de patrocínio de evento promovido e organizado por um terceiro.
Parceria. Junção de esforços e recursos complementares de duas ou mais empresas que já atuam em conjunto no mercado na promoção ou organização de um evento, visando o objetivo e interesses comuns com os seus resultados.
Apoio. Disponibilização de recurso próprios, não financeiros, porém necessários ao evento.
Venda de ingressos/ convites. Obter recursos com venda de ingressos aos convidados do evento.

IDENTIFICAÇÃO DO UNIVERSO DE POSSÍVEIS PATROCINADORES
Antes de identificar possíveis patrocinadores, o promotor deve ter em mente os objetivos de sua empresa para a arrecadação dos recursos e o número alvo de patrocinadores.
→ Objetivos da empresa: alguns possíveis objetivos das empresas podem ser: cobrir parte dos custos, cobrir todo os custos, obter lucro, difusão de idéias.
→ Número alvo de patrocinadores: é possível estabelecer limites que norteiem o promotor quanto ao número de patrocinadores.

Identificação de segmentos
Categorias de segmentos alvos:
→ segmentos relacionados diretamente ao conteúdo do evento e que compartilham dos mesmos interesses e objetivos do promotor.
→ segmentos indiretamente relacionados ao conteúdo do evento e que visam a interesses específicos relacionados a uma ou mais características do evento.
→ parceiros: independentemente do segmento ao qual pertencem todas as empresas parceiras de negócios do promotor do evento devem fazer parte da lista prioritária de possíveis patrocinadores. É preciso identificar a quais segmentos será oferecido patrocínio, apoio ou parceria.

Relação de empresas alvo
Listado os segmentos direta e indiretamente envolvidos no tema do evento e os parceiros de negócios da empresa, o promotor deve preparar uma relação de todas as empresas de cada segmento.

Identificação de potencial de arrecadação dos segmentos alvo
Para calcular o potencial de investimento dos segmentos alvo, utiliza-se duas planilhas, a primeira contendo valores estimados de investimento de parceiros e a segunda com valores dos segmentos patrocinadores. A soma dos valores das duas representará o valor total estimado de arrecadação de verba para o evento.

SELEÇÃO DO UNIVERSO DE POSSÍVEIS PATROCINADORES
Agora precisa-se selecionar as empresas que serão contatadas comercialmente. São necessárias pesquisas que considerem:
→ perfil das empresas;
→ objetivos de marketing;
→ estratégia de eventos;
→ orçamento destinado a eventos.
A medida que a posição do suspect evoluí para os níveis seguintes no funil de vendas, a necessidade de informações mais pormenorizados sobre ele deve ser maior.

Perfil da empresa
As informações necessárias para compor o perfil dos suspects variam de acordo com o tipo de evento e o objetivo do promotor com esse estudo. Existem varias fontes de domínio público que podem ajudar o promotor a obter informações sobre o perfil dos suspects, e pode contar também com sua rede de contatos pessoais para complementar sua pesquisa. O importante é que esse processo seja estruturado. É preciso que os objetivos estejam claros e que cada informação obtida tenha um sentido dentro deles.

Objetivos de marketing
Para formar o target de possíveis patrocinadores é importante pesquisar quais os objetivos de marketing adotados pelas empresas e como são seus planos de ação.

Análise dos componentes do plano de marketing
O promotor deve analisar a forma de alocação dos recursos e orçamento dos suspects. Importante identificar a forma de distribuição de verbas e recursos de marketing dos suspects. Existem várias formas de analisar a distribuição da verba e dos recursos de marketing das empresas, como por exemplo, dividindo em três atividades e analisando-as com o objetivo principal.

• Exposição da marca. Objetivo visa, mesmo que indiretamente, às vendas. Os investimentos de marketing são utilizados principalmente em propaganda e publicidade.
• Relacionamento. Visa, indiretamente, as vendas. Investimentos de marketing são utilizados principalmente em inteligência de mercado, desenvolvimento de novos produtos, decisões de canais e distribuição, pesquisas com consumidores e eventos de relacionamento.
• Vendas. Visa ações diretamente ligadas às vendas. As atividades de marketing são as promoções de vendas, o material de merchandising e o televendas, quando for o caso.

Modelo de negócio
Outro aspecto que deve ser considerado ao se analisar o plano de marketing e a sua influência na propensão da empresa em investir na proposta é o modelo de negócio. É preciso estudar a estratégia de eventos das empresas para determinar com exatidão a viabilidade ou não da proposta. Os diferentes tipos de eventos podem contribuir para cada um ou para os três, ao mesmo tempo e em diferentes graus, objetivos do investimento de marketing.

Compilação dos dados
A compilação dos dados deve levar em consideração apenas os aspectos importantes para a sua análise. Para cada tipo de empresa haverá diferentes aspectos a serem estudados. De maneira geral eles estão relacionados aos seguintes itens:

• Volume.
• Sazonalidade.
• Forma de participação.
  
• Objetivo principal.
• Tipo de evento.
  

Análise dos resultados
Depois de feita toda essa pesquisa, fica mais claro o tipo de proposta de um evento, mais indicada para que o promotor apresente ao seu possível patrocinador, levando em consideração todos os fatos citados anteriormente.

Orçamento destinado a eventos
O orçamento da área de marketing é definido pelas empresas após o estabelecimento de seus objetivos, estratégias e planos de ação. A forma de estabelecer esse valor mais comumente usada é definir um percentual sobre a receita, passada ou projetada. Após a definição do orçamento, os responsáveis pela área distribuirão os investimentos entre as atividades, incluindo os eventos. É sempre importante que se conheçam os dois orçamentos: de marketing e de eventos.

PRIORIZAÇÃO DAS EMPRESAS DENTRO DO UNIVERSO DE POSSÍVEIS PATROCINADORES
Depois de realizadas as pesquisas é possível ao promotor selecionar as empresas-target que serão abordadas comercialmente com prioridade. Essa lista será importante para que o promotor tenha a capacidade de definir quais os patrocinadores que devem receber mais atenção e investimentos de recursos da empresa promotora e de tempo do vendedor.

Ferramenta de priorização do universo
A seguir é apresentada uma possível ferramenta de apoio à priorização, cuja aplicação é simples e eficaz. Mas é aplicada apenas para modalidades de arrecadação de verba que incluam valores financeiros, excluindo-se os apoios e os parceiros, este pelo fato de serem os primeiros da lista de prioridades.

Critérios utilizados
Valor de imagem. Nem sempre as maiores empresas são as que trazem maior credibilidade ao evento. Por isso, deve-se considerar esse critério dês provido do aspecto financeiro.
Relacionamento. Quando o promotor tem relacionamento forte com o possível investidor, é mais fácil conseguir a sua participação no evento.
Potencial de investimento. Será analisado o faturamento específico da cada empresa-target e o seu orçamento de marketing, comunicação ou eventos, dependendo do nível de informação que o promotor obteve.
Histórico de investimento. Esse suspect te histórico favorável de investimento nesse tipo de eventos?
Alinhamento do evento. Quando o segmento do evento está diretamente ligado ao do suspect, as probabilidades de ter a sua participação serão maiores.

Aplicação
Deve-se listar as empresas do segmento, em planilha, e anotar o valor das notas atribuídas a cada critério. O promotor obterá o numero total de pontos para cada empresa e sua posição no ranking de potenciais patrocinadores por segmento.

Definição e divulgação das must win
Quando se define o universo das empresas potenciais investidoras, há sempre aquelas que são de maior interesse do promotor são denominadas must win. É preciso que se divulgue essa lista a todos os envolvidos na organização e na venda do evento para que possam dar atendimento prioritário e especial.

Definições centrais da palestra e do evento.

O tema central da palestra é "Comissões de Formatura: Desafios e Perspectivas - Visões de Profissionais X Estudantes".
A justificativa para a palestra é baseada em uma experiência própria das autoras desse blog. A turma do quinto período de 2008 vem enfrentando dificuldades para organizar a Festa de Formatura, uma vez que há poucas informações disponíveis a respeito de formas mais precisas de arrecadação de verbas, valores projetivos das mensalidades, procedimentos para colação de grau e ritual religioso. Sendo assim, e considerando também que o setor de eventos é uma área potencial de atuação dos turismólogos, o grupo propõe a realização de uma palestra, onde serão apresentadas as visões de profissionais já atuantes em empresas que organizam festas de formaturas e de estudantes que fizeram parte de comissões de formatura. O público-alvo, estudantes universitários, principalmente de turismo, teria então a oportunidade de confrontar as experiências e decidir se recorrem a ajuda profissional, ou se deveriam lançar-se aos desafios de organizar um evento por conta própria sem, contudo cair no amadorismo.

Objetivo Geral

Proporcionar aos estudantes uma visão profissional do setor de Eventos, enfocando o processo de organização de formaturas.

Objetivos Específicos

Confrontar as experiências de profissionais atuantes da área e de estudantes que fizeram parte de comissões de formatura;
Dar dicas de ações a serem realizadas pelas comissões, com o intuito de tornar o evento mais viável;
Proporcionar uma análise crítica fundamentada nas visões e experiências apresentadas pelos respectivos profissionais e estudantes atuantes na área;
Estimular os estudantes com a prática que envolve a organização de formaturas e ou eventos diversos.

Missão

Contribuir para a formação e o crescimento profissional dos alunos da Escola Superior de Turismo da PUC Minas através da explanação sobre um possível segmento de mercado ainda pouco explorado pelos profissionais e estudantes da área, a fim de ampliar as perspectivas de atuação e proporcionar uma integração entre alunos e mercado.

Programa da Palestra
(ainda não definitivo)

Data: 20 de maio de 2008
Horário de Início: 9 horas e 10 minutos (o credenciamento começará às 8 horas e 50 minutos.).
Horário de Término: aproximadamente às 10 horas e 30 minutos.
Local: Auditório do IEC no Prédio da PUC Minas na Praça da Liberdade. Endereço: Avenida Brasil, 2023, 7° andar.
Público-alvo: 4º, 5º e 6º períodos do curso de Turismo da PUC Minas.
Palestrantes: Ainda serão definidos. (com a definição haverá um pequeno histórico de cada palestrante.). A expectativa é trazer de dois palestrantes (um profissional atuante e um estudante que atuou na comissão de formatura). Cada um terá trinta minutos aproximadamente para fazer uma explanação sobre as respectivas atuações e logo após será aberto ao público o direito a perguntas. Esse tempo de perguntas será limitado, uma vez que temos um horário a se cumprir. Caso não haja perguntas ou sobre tempo, os palestrantes poderão fazer as considerações finais.

Já o evento que tem previsão para realização no próximo ano (2009), tem como tema central “Esquina (In)Comum: obras desconhecidas de lugares comuns”.

Justificativa:Este surgiu da idéia de criar roteiros culturais em Belo Horizonte, tendo como ponto de partida uma exposição de artistas de variadas expressões culturais que ainda são desconhecidos do grande público. A idéia da exposição vem conjugada com a de um workshop onde o público teria a oportunidade de conhecer maiores detalhes da criação de cada artista, criando dessa forma uma integração benéfica entre ambos e uma maior valorização da obra. O nome do blog surgiu a partir da idéia da realização desse evento, previsto para acontecer durante uma semana. Esquina (In)comum seria este lugar, ainda desconhecido do grande público, porém comum a todos os moradores, e que no final formam a imagem da grande BH!

Objetivo Geral

· Divulgar obras desconhecidas do grande público que retratam aspectos de Belo Horizonte e/ou de seus moradores.

Objetivos Específicos

· Explorar turisticamente as obras dos artistas belo-horizontinos através da elaboração de roteiros temáticos;
· Criar oportunidades de divulgação de obras ainda não conhecidas ou reconhecidas;
· Valorizar os artistas que tratam de Belo Horizonte em suas obras;
· Aumentar o leque de ofertas turísticas da cidade.

Missão

Ser um mecanismo de incentivo, tanto aos artistas ainda desconhecidos quanto a própria população de Belo Horizonte, à maior valorização do patrimônio artístico ainda pouco explorado.


Programa do Evento
(ainda não definitivo)

Data: de 8 a 11 de dezembro de 2009.
Dias 8 e 9: exposição e workshop a partir das 13:00h às 17:30h.
Dias 10 e 11: exposição e workshop a partir das 09:00h às 13:00h.
Atividade opcional: dia 11: visitas com roteiros elaborados logo após o almoço às 14:30h.
Local: Serraria Souza Pinto, Endereço: Avenida Assis Chateaubriand, 809, 30150-101 Belo Horizonte – MG.
Público-alvo: a ser definido
Artistas: Ainda serão definidos (com a definição haverá um pequeno histórico de cada palestrante.).
Será feita uma minuciosa pesquisa a respeito dos artistas, em geral, conterrâneos e que fazem referência à Belo Horizonte em seus trabalhos.

Capítulo 3 - Benefícios aos patrocinadores e cotas de patrocínio

O primeiro passo para definir as cotas de patrocínio é listar todas as possibilidades de benefícios que podem ser oferecidos. Esses benefícios devem estar relacionados a um ou mais objetivos principais do evento: exposição da marca, relacionamento e venda. Para escolher a oferta adequada de benefícios, é aconselhável seguir algumas regras propostas pelo autor.

EXPOSIÇÃO DA MARCA

a) Divulgação na mídia: vantajoso para os patrocinadores desde que um limite seja estabelecido, pois o excesso de marcas e logotipos causa poluição visual e tira o principal benefício que é a exposição da marca. Os patrocinadores que tem uma maior participação financeira devem ter um espaço maior nos anúncios de divulgação.
b) Assessoria de imprensa: Os benefícios começam nos agradecimentos aos patrocinadores por parte dos atores principais do evento. Um meio muito utilizado para usufruiu o máximo de benefício é incluir material institucional dos patrocinadores no press release do evento. Dessa forma é demonstrado o interesse dos promotores em que os patrocinadores também se sintam donos do evento.

c) Peças de divulgação: Exposição mais restrita que inclui emails, website com um um link exclusivo, folders, convites impressos e apresentações de slides.

d) Merchandising: Deve-se ter uma atenção redobrada nesse item para não se limitar excessivamente os benefícios advindos para os patrocinadores. Muitos se restrigem a quantidade de banners e folhetos a serem entregues. Dependendo das cotas de patrocínio, pode haver também uma competição visual entre os patrocinadores. Contudo, há várias possibilidades inovadoras de merchandising:
• Inserção da logomarca em material de sinalização. Todos os materiais deverão seguir uma padronização visual. Leva-se em conta a cota do patrocinador para estipular o posicionamento e o tamanho da logomarca.
• Distribuição de material promocional da empresa. Folhetos institucionais ou lâminas de serviços e produtos nas pastas dos participantes. Todos padronizados e limitados.
• Entrega ou sorteio de brindes. Ação que gera simpatia ao mesmo tempo que apresenta os produtos e serviços. Ação muito lucrativa não apenas para os patrocinadores como também para os promotores do evento, dependendo é óbvio da qualidade e da estratégia de distribuição dos brindes.
• Divulgação de vídeo. Apresentação de vídeos institucionais, normalmente no auditório principal do evento. Não é muito utilizado por alguns motivos, tais como: atende a um número restrito de patrocinadores, se não cai no desagrado do público; os patrocinadores poderão ofuscar a marca dos promotores, dispende um tempo que poderia ser utilizado em favor do evento.
• Menção do patrocinador. Durante todo o evento o nome dos patrocinadores é citado.

e) Patrocínio do translado: cotas de patrocínio durante todo o trajeto dos meios de transporte. É tido como extremamente vantajoso pois a marca dos patrocinadores é a primeira a entrar em contato com os participantes.
f) Patrocínio do keynote speaker: é o patrocínio do principal palestrante. Essa cota inclui os custos de estada, transporte e refeição. É importante atentar-se para que o tema da palestra esteja em sintonia com o patrocinador.

PALESTRAS DURANTE O EVENTO

Através das palestras o patrocinador pode fazer a apresentação de seus produtos e serviços, criando maior proximidade com o público-alvo. È preciso que se organize os horários, o conteúdo, a duração e os recursos necessários a cada palestra com antecedência.

ESTANDE OU ESPAÇO EXCLUSIVO

Deve-se apresentar um layout do local de exposições para que o patrocinador possa escolher seu estande de acordo com critérios de cotas, ordem de chegada e/ou reincidência do patrocínio.

AÇÕES SOCIAIS E DE ENTRETENIMENTO

Os benefícios relativos a cada atividade social ou de entretenimento seguem abaixo:
a) atividades esportivas: exposição da marca nos equipamentos e locais, contratação de personalidades do esporte, etc.
b) almoços, jantares, coffee breaks ou coquetéis: merchandising nas ,mesas, copos, guardanapos, escolha do cardápio, contratação de um chef renomado de cozinha, etc.
c) salas de relaxamento e beleza: garantem ao patrocinador uma imagem distinta, de preocupação com o bem-estar dos convidados.
d) shows: distribuição de brindes, apresentação de vídeo e citação, por parte do artista, do patrocinador durante sua apresentação, exposição da logomarca no palco.
e) Cursos de aperfeiçoamento de pessoal: exposição da marca no local, menção por parte dos instrutores ou palestrantes, entrega de brindes, etc.
f) Sala de internet: padronização das telas de abertura e de descanso dos computadores, padronização da home direcionada à pagina do patrocinador, etc.

ESTRATÉGIA PRÉ E PÓS-EVENTO

Para as empresas patrocinadoras o mailing list é de extrema importância, no momento de se organizar ate mesmo se planejar o pós-evento. As empresas promotoras devem dar um suporte a seus patrocinadores na hora de montar estratégias, adquirindo, assim também, maior credibilidade com ele.
Algumas idéias de ações pós-evento que podem ser oferecidas aos patrocinadores:
a) Mais do que um RSVP: a fim de melhor se preparar para interagir com os convidados, o patrocinador deverá contar com uma fonte rica de dados sobre o perfil do público-alvo. Assim pode-se fazer através de pesquisas de perfil, pesquisas específicas para o evento, pesquisas de lembrança da marca e pesquisas de conteúdo.
b) Contato pré-evento: de posse das informações do perfil dos convidados por meio do RSVP, o patrocinador pode interagir com os confirmados ainda antes da data do evento através do envio de material promocional do patrocinador antecipado; reforço do convite através de uma carta personalizada; envio de brindes inovadores e pesquisas de conteúdo.
c) Mailling dos participantes: na lista de convidados é preciso informar aspectos relativos ao interesse do participante durante o evento, assim os patrocinadores poderão interagir após o evento.
d) Envio de material: o patrocinador pode ter interesse em enviar aos participantes uma carta de agradecimento, personalizada com relação ao destinatário e ao conteúdo, após o evento.
e) Pós-evento: uma tática para manter o relacionamento com os participantes é a fomentação e a formação de comunidades congregando participantes que tenham mostrado interesse por determinado assunto. Pode-se promover uma seqüência de encontros para dar continuidade a discussão de um tema que não tenha se esgotado no evento, oferecer treinamentos específicos para grupos de uma mesma área, discutir e buscar caminhos e soluções para problemas levantados durante o evento, manter hábitos comuns de consumo, promover competições esportivas, manter interesses culturais em comum, oferecer visitação à empresa patrocinadora, etc.
f) Administração do mailing e das ações: o promotor deve organizar todas as atividades antes, durante e após o evento, e o gerenciamento de todo o relacionamento gerado a partir dessas atividades ate o fechamento de negócios e a manutenção dos clientes.

AVALIAÇÃO DO EVENTO

O resultado da avaliação do evento, com diversas análises dos participantes ou do evento como um todo, é certamente vantajoso para promotores e patrocinadores. Assim, podem entender pontos fortes e fracos que servirão de melhoria para os próximos eventos.

Definição de "Traslado" e "Translado".

É importante ressaltar a dificuldade de se encontrar informações precisas referentes a esses termos.
Segundo a enciclópedia Larousse Cultural, ambos possuem o mesmo significado:

TRANSLADO -> Translação de uma festa, transferência de uma festa de uma data para outra. II Translação de relíquias, deposição de relíquias de um santo em uma igreja no dia de sua dedicação; festa que recorda a cada ano essa translação.

TRASLADO = Translado.

Já no dicionário Silveira Bueno, os significados apresentam diferenças, uma vez que TRANSLADO é considerado por algum transporte e TRASLADO é dado pelo ato de trasladar (transferir; mudar de um lugar para outro; transportar; traduzir; adiar; copiar; transcrever; passar-se; mudar-se; retratar-se.)
Fica a dúvida referente a esses conceitos.

Capítulo 2: "A Estruturação da Idéia de um Evento em projeto"

No presente capítulo serão expostas as fases procedentes à idéia e estruturação do projeto de um evento a ser executado. Abordaremos desde o conceito do evento ate a escolha de seu formato e as suas particularidades.

Determinação do Conceito de Eventos

Para se determinar tal conceito, primeiramente é necessário se definir três itens principais:

O tema central – é o próprio título do evento ou sua descrição mais elaborada. Há certa dificuldade em se definir um título diferenciado e ao mesmo tempo atraente a um evento. Exige-se bastante cuidado na escolha deste tema, pois ele pode garantir ou não o seu sucesso, e também disto dependerá a motivação dos patrocinadores em investir na idéia. Por isso, quanto mais especifico for, maiores são as chances de encontrar empresas que se interessem em patrocinar o evento.

Missão – é a razão da existência do evento, Tem de ser duradoura e capaz de traduzir seu principal propósito e ainda sua forma de contribuição para sua área. É importante lembrar que a missão não pode ser confundida com objetivos. Para se obter sucesso, é preciso que todo o pessoal envolvido na organização e planejamento do evento, tomem conhecimento de sua missão para o executarem sob o mesmo parâmetro.

Objetivos – consistem em mensurar os mecanismos que se pretende utilizar para alcançar os resultados do evento para, posteriormente, repassá-los aos patrocinadores.

Objetivo principal – deve definir se o objetivo principal é: o relacionamento, a divulgação da marca ou a execução de negócios e venda. Apenas um destes deve ser destacado para que não se afastem do principal foco de seus clientes.

Objetivos secundários – são os objetivos que abordam as razões pelos quais os patrocinadores devem investir. Isto pode atrair também outras empresas que se interessem pelos objetivos específicos do projeto a fim de aplicar mais investimentos.

Identificação do Público-Alvo e do Perfil dos Convidados

A definição do público-alvo consiste na escolha de quais os seguimentos serão atingidos no evento através da localização geográfica, perfil das empresas ou convidados do mesmo. E deve ainda corresponder às expectativas traçadas nos objetivos. Primeiramente o promotor deve decidir se o evento irá atingir a esfera de pessoas físicas ou jurídicas. Assim ele pode, posteriormente, traçar uma única estratégia de divulgação e comunicação, um formato único de evento e de arrecadação de verba e também um único sistema de avaliação deste.

A definição do público-alvo de um evento corporativo é composto de:

Expectativa e objetivo do número de empresas participantes;

Segmentação das empresas convidadas;

Expectativa e objetivo do numero de profissionais;

Segmentação dos profissionais convidados.

Já a definição do público-alvo de um evento destinado à pessoas físicas é estimada mais na quantidade de público esperada e as características desejadas e comuns dos convidados. Portanto, são compostas por:

Expectativa e objetivo do numero de participantes;

Segmentação dos convidados;

Expectativa de audiência durante todo o período de divulgação e transmissão do evento.

Escolha do Formato do Evento

Devemos definir o formato do evento que se adapte ao conceito e ao seu público-alvo, de acordo com os seguintes itens: data; local; atividades; programa.

Escolha da data: A data deve atender a convidados, patrocinadores e promotores, tomando os devidos cuidados quanto à pesquisa de datas comemorativas, eventos concorrentes, dias mais apropriados da semana, datas de fechamento de vendas das empresas e a sazonalidade.

Definição do local: Para se decidir quanto ao local mais adequado para um evento, devemos, primeiramente, verificar se o espaço combina com a “cara” do evento, observando itens como a região geográfica e o nível socioeconômico dos convidados. Posteriormente, devemos analisar se o local possui uma estrutura adequada para a execução deste evento. E por fim, é necessário que o local escolhido seja economicamente viável, oferecendo um custo/beneficio condizente com o orçamento disponível.

Atividades

Palestras: é importante que, para se contratar um ou mais palestrantes, o promotor utilize de um serviço especializado que já possui um catálogo de palestrantes com a disponibilidade e custos, e se encarregue de todas as responsabilidades ligadas a ele. Após isto, é necessária uma reunião de briefing, para que o palestrante esteja a par das informações essenciais à condução de sua palestra sendo coerente com o restante do conteúdo do evento. Se for desejável promover uma discussão aberta entre mais de um palestrante é preciso planejar painéis de discussão e mesas de debates.

Reuniões: o patrocínio das empresas para o projeto é de grande importância. Por isso, reuniões com fornecedores são necessárias para poder atrair investimentos.

Ações sociais, culturais e de entretenimento: momentos de lazer são uma boa oportunidade de interação entre patrocinadores e publico convidado. Estes momentos podem ser proporcionados através de atividades esportivas; almoços, jantares, coffe breaks, coquetéis; salas de relaxamento; shows; cursos de aperfeiçoamento pessoal; salas de internet; visitação exclusiva.

Estandes para exposições e vendas: Dependendo do objetivo do evento, o estande pode desempenhar papeis diferentes, seja para a exposição ou comercialização de produtos ou serviços ou para comercializá-los. E em relação ao tamanho do espaço, há três possibilidades que podem ser escolhidas: estandes padronizados; estandes customizados, com estrutura construída pelo organizador do evento; ou estandes customizados com estrutura definida e implementada sob responsabilidade do patrocinador.

Programa

O programa geral é definido de acordo com as atividades do evento, e nele devem constar: dias de duração; horários de início e término; palestrantes e pequeno histórico de cada um deles; resumo de cada palestra com tópicos-chave; ambiente onde será apresentada cada atividade; horários e locais das refeições; atividades paralelas.

EXEMPLOS RECENTES

Evento - Oi Noites Cariocas: Evento organizado pela operadora de telefonia celular OI na cidade do Rio de Janeiro. O evento foi executados em varios espaços onde foram feitas shows com cantores famosos e consagrados pelo publico jovem (publico-alvo), com a intençao de promover a marca proporcionando entretenimento aos convidados.

Evento - Oscar 2008: Evento promovido no Teatro Kodak na cidade de Los Angeles, EUA, que premia os melhores filmes pela Academia de Artes e Ciências Cinematográficas de Hollywood, contou com a presença de varios atores, diretores, roteiristas, entre tantos outros profissionais envolvidos nesta area.